Problém lze řešit s pomocí dostupných softwarových nástrojů. Ty umožní přetížení zdrojů identifikovat a vyřešit. Například využitím rezerv na méně prioritních projektech, posunem termínů nebo máte možnost požádat o dodatečné zdroje. Případně mumožňují přeplánovat úlohy.
K přetížení zdrojů dojde například zpožděním jednoho projektu a následným očekáváním výstupů od stejného zaměstnacne (zdroje) v čase, kdy obdobný výstup očekává projekt jiný.
Vytvoření jednoho fondu zdrojů (např. zaměstnanců) a jejich alokace z tohot fondu je prvním předpokladem schopnosti identifikovat hrozící kolize v dostupnosti zdrojů, příčiny zpoždění projektů a důvedem pro zavedení prioritizace projektů.
Ke konfliktu zdrojů může nastat:
Řešením je zvětšení kapacity daného zdroje. To má ale svoje omezení. V případě lidí jsou kapacitní možnosti limitovány. Nábor nových zdrojů je buď nepraktický, nebo nereálný.
Pak s výhodou využijete nástojů na řízení projektového portfolia, kde máte možnost alokovat jednotlivé zdroje z centrálního poolu a následně mít tak i přehled o jejich plánovaném vytížení v čase.
Pokud dochází k přetížení zdrojů, nastavíte priority projektů, připadně vyberete některé zdroje a systém vám navrhne způsob jejich vyrovnání. Tj. obecně rozložení práce pro daný zdroj v čase. A tím i dopad do harmonogramu projektů.
Pro použití vyrovnání zdrojů potřebujete:
Projektová kancelář v rámci svých úkolů měla zajišťovat prioritizaci projektů (administrovat) a mít přístup k funkcím právě na modelování různých vyrovnání zdrojů.
V dalším kroku bude obhajovat posun v čase méně prioritních projektů a případně žádat o dodatečné zdroje (po analýze, jaký bude celkový dopad nedostatečných kapacit na výstupy projektového portfolia).
Nasadili jste řešení, které zlepšilo život vašim zákazníkům? Zde se můžete pochlubit, varovat ostatní a přitom třeba získat nového zákazníka.
Řešili jste podobný problém nebo máte zkušenosti v této oblasti? Kontaktujte nás a pomozte vylepšit obsah této stránky.
Konktaktujte nás a můžete prezentovat svoje zkušenosti.