Řešení

Zaměstnavatel je povinen mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a dále kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (§ 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb.). Současně musí zabezpečit, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.

Jak zajistit tuto podmínku např. při velkém množství pracovišť, častému přesunu zaměstnanců nebo jejich fluktuaci?

Ideálním řešením v takovém případě je elektronická verze, kdy digitalizujete všechny tyto dokumenty a zabezpečíte je v elektronickém archivu a zajistíte pro případ kontroly cestu, jak se do tohoto archivu dostat (připojení do firemní sítě).

Zákon nepředepisuje formu dokumentace a akceptuje kopii dokumentů - tj. i dokumenty v elektronické podobě. Tato data musí být vhodně zabezpečena.

Povinnost nelze přenést na zaměstnané osoby (tj. např. povinností nosit tyto dokumenty u sebe).

Zkušenosti jiných firem

 Zákaznické příběhy (reference) - reálné zkušenosti z řešení Uchovávání kopií pracovních smluv na pracovištích. Přečtete si, jaké benefity získaly jiné firmy.

Externí zdroje

Vyjádření Úřadu k otázce uchovávání kopií pracovních smluv na pracovištích | ÚOOÚ