Zlepšit či vyřešit
Archivace účetních dokladů
Máte mnoho dokladů a chtěli byste si jejich archivaci zjednodušit? Papírové dokumenty zabírají mnoho místa? Obtížně dohledáváte staré dokumenty? Zkuste využít některá řešení pro digitální archivaci.
Řešení
Daňové a účetní zákony vyžadují archivaci účetních dokladů až 10 let. Archivace v papírové podobě je intuitivní způsob, kterým se ale nadále nebudeme zabývat.
Zde ukážeme možnosti digitální archivace, kterou bychom dnes upřednostnili z mnoha důvodů - od efektivního řízení přístupu k dokumentům, jejich vyhledávání, po úsporu místa a administrativní náročnost. Můžete se dostat do fáze, kdy se archvivací vlastně ani nebudete zabývat. Postupně budete využívat jen elektronické verze dokumentů a ty ukládat s příznaky pro archivaci a skartaci. Ostatní již zařídí dokumentační systém (DMS). Ale postupně.
Od jednorázové digitalizace papíru po elektronický oběh
Máte možnost své papírové doklady jednorázově zdigitalizovat a ty uložit do nějakého dokumentačního systému. Zde jej budete i nadále plnit dalšími doklady. Doklady vám přijdou buď digitálně, nebo papírově. Pokud i nadále máte nové účetní doklady v papírové podobě, budete je muset průběžně digitalizovat. Buď centrálně, nebo při pořízení.
Abyste mohli uchovávat pouze elektronické kopie účetních dokladů, musíte zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost elektronické verze. Tj. pokud si je například správce daně vyžádá, musíte mu je zpřístupnit.
Věrohodnost a neporušenost účetního dokumentu zajistíte uznávaným elektronickým podpisem doplněným časovým razitkem (tj. jednoznačné určení účastníků a datumu, kdy ke skutečnosti došlo).
Další možností je přejít na elektronickou výměnu dat s dodavatelem (zákazníkem) pokud je opět zajištěna věrohodnost a neporušenost.
Zkušenosti jiných firem
Kroky k vyřešení (dle situace)
Produkty, služby a vlastní aktivity, které zlepší vaši firmu. Můžete zvolit různé cesty. Kliknutím na cestu vám zobrazíme relevantní produkty. Řešením je většinou kombinace vlastních aktivit s využitím služeb a produktů na trhu.-
Narůstá vám množství papírových dokumentů a nemáte je kde skladovat? Využijte elektronickou verzi archivu, která je z... -
Právně závazné dokumenty v elektronických systémech opatřené elektronickým podpisem je musí mít pravidelně obnovované... -
Chcete si vyzkoušet, jak dokumentační systémy fungují. Nečekejte velké přizpůsobení vaší firmě, ale základní funkce... -
Implementace Document Management System (DMS) umožní sjednotit úložiště pro dokumenty. Workflow funkcionalita zajistí oběh... -
Řešení umožní digitalizovat dokumenty z různých zdrojů s možností rozpoznání textů a vytěžení základních dat. Na... -
Každý má svůj počítač v kapse. Proč jej nevyužít k uložení a odeslání účtenek, objednávek a dalších dokumentů... -
Elektronická výměna dat řeší kompletní předání dokumentu (dokladu) z jedné firmy do druhé. Doklady mohou být...
Pro řešení byly využity tyto produkty
Vylepšení informací
Řešili jste ve své firmě?
FirmyNasadili jste řešení, které zlepšilo život vašim zákazníkům? Zde se můžete pochlubit, varovat ostatní a přitom třeba získat nového zákazníka.
Máte zkušenosti s řešením u zákazníků?
Dodavatelé a konzultantiŘešili jste podobný problém nebo máte zkušenosti v této oblasti? Kontaktujte nás a pomozte vylepšit obsah této stránky.
Konktaktujte nás a můžete prezentovat svoje zkušenosti.
