Vhodné řešení
Vytěžování dat z faktur
Přepisováním údajů z faktur do ERP systémů jste neefektivní a navíc s rizikem chyb. Představíme vám řešení, které zajistí digitalizaci dokumentů. Nejčastěji se jedná o rozšíření systému pro dokumenty (DMS) s rozpoznáním textu (OCR/ICR).
Výběr řešení
Digitalizace dokumentů a vytěžování dat je jednou z dobře otestovaných oblastí IT, která vám usnadní život od přepisování dat z papírových dokumentů a od zmatků, které způsobí chyby při přepisu do dalších systémů.
Systémy pro vytěžování dat získají vstupní dokument přímo ze scanneru, z PDF, obrázku, nebo jiného libovolného dokumentu. Pokud se jedná o obrazový formát, je v prvním kroku provedeno rozpoznání textu (OCR, nebo inteligentní varianta ICR).
Systém lokalizuje místa s daty, která chcete digitalizovat a ta načte. Lokalizace míst je pak popsána v detailu.
Jak vybrali jiní
Systémy pro automatické vytěžování dat z faktur
Můžete zkusit fulltextové hledání. Pokud jej najdete, možná nemá vlastnosti, aby vyhověl hledání. Pokud by zde být měl, konktaktujte nás. Vylepšíme výsledky tohoto hledání.
Popis
Jak systém ve faktuře daný údaj najde? Tady se budou lišit jednotlivé systémy. Pokud potřebujete například ze všech faktur načítat čísla objednávky, musíte být obezřetní při výběru systémů, protože ne každé řešení vám nabídne dostatečný komfort.
Lokalizace míst v dokumentu
- poloautomatické - u každého dokumentu manuálně označíte, kde se daný údaj nachází, tj. vyznačíte oblast - tj. relativně náročná metoda,
- s pomocí šablony - nadefinujete si různé šablony ve kterých bude definováno, kde se který údaj nachází - například faktury od jednoho dodavatele mají stejný vzor,
- inteligentní - systém vyhledá v rozpoznaném dokumentu označení údaje, který hledáte (např. "Číslo objednávky:") a text za tím využije.
Jestli byly načteny správné údaje a nedošlo k chybě je potřeba zkontrolovat.
Kontrole se stejně nevyhnete
Základem je kontrola . Ať automatická nebo manuální. Úplně bez chyby - z podstaty věci - digitalizace není.
Data můžete validovat takto:
- automaticky - necháte prověřit oproti databázi (tj. např. číslo objednávky zada existuje v seznamu objednávek),
- manuálně - namátkově nebo při problémech s rozeznáním textu - systém obvykle ukáže místo, kde data našel a hodnotu, jakou rozpoznal. Kontrola data opraví nebo akceptuje.
Již z principu je lepší, když žádnou práci s papírovými dokumenty nepotřebujete. Například díky využití možností elektronické výměny dat (EDI).
Jak funguje vytěžování dat z Faktur (příklad DOCU-X OCR):
