Výběr řešení

Pro účely účetnictví vám stačí uchovat mzdové listy 5 let. Pak byste je mohli skartovat. Ale, díky systému důchodového pojištění toto není možno provést. Vyměřovací základ pro důchod je počítán za posledních 30let každého žadatele. Pro případ ztráty dat je daná zákonná povinnost firmám uchovávat po stejnou dobu mzdové listy (zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Proto povinná doba archivace mzdových listů je 30let. 

Způsob uchování mzdových listů

Standarní uchování mzdových záznamů je v písemné podobě. Pak je obsah je pro každého čitelný. 

Tj. běžnou praxí i dnes je tisk listů ze mzdového software za předchozí rok a následné uložení do archivu. Řešení ne úplně odpovídající dnešní - digitální - době. Současně tento způsob s sebou nese mnohá úskalí.

Vyhledání listů pro konkrétního zaměstnance je pak následně neuvěřitelná byrokratická zátěž. Současně tisk, skartace a skladování je nákladné. V případě likvidace firmy je potřeba zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí uvedených dob a písemně oznámit OSSZ, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy. Fyzický archiv pak na své náklady předat na OSSZ.

Je nutné archivovat mzdové listy? A co vše? Na Slovensku je podobná legislativa.

Digitální archivy jsou vaší výhodou

Jak z pohledu dostupnosti, tak nenáročnosti na prostor a celkovou využitelnost doporučujeme elektronické archivy. Digitální archiv nejenom zajistí, že splníte všechny náležitosti, ale umožní vám:

• mzdový list kdykoliv okamžitě dohledat,
• snadno jej v rámci firmy sdílíte jen s jednou konkrétní osobou,
• skartace bude automatická,
• nezabírá fyzické místo.

V podrobném popisu více rozepíšeme důvody pro digitání archiv. Níže je uveden přehled digitálních archivů - tj. řešení pro archivaci nejen mzdových listů.

Využití personálního a mzdového systému

Pro archivaci můžete využít i personálních systémů. Odkaz na seznam najdete dále. Vzhledem k jejich charakteru toto řešení nemusí být dostatečné, protože:

• není vždy zajištěno důveryhodné zamčení mzdových listů (není použito časové razítko, podpis),
• dostupnost mzdových listů je omezená na uživatele s rolí v systému,
• se mzdovými systémy, pokud neexportují data do formátů pro dlouhodobou archivaci, nemáte jistotu, že data přečtete i po případné nedostupnosti podpory systému (ukončení činnosti dodavatele, apod.).

Pokud máte zájem, zde je seznam personálních systémů (je průběžně rozšiřován).

Jak vybrali jiní

 Reference pro  Elektronická archivace mzdových listů. Příběhy firem, které řešení nasadily. Mají reálné zkušenosti. Čtěte, jaké řešily problémy a získaly benefity.

Software pro archivaci mzdových listů

 Seznam produktů nebo služeb pro  Elektronická archivace mzdových listů.

Popis

Požadavky na dostupnost a bezpečnost splní digitální archiv

Digitální archivy vám umožní uložit dokumenty, digitálně je podepsat certifikátem a pak ten vlastní podpis obnovovat s tím, jak končí platnost vydaného certifikátu. Místo tisku je uložíte ve formátu, který archivy akceptují – typicky PDF/A. Formát PDF asi zná každý, PDF/A má svá archivní specifika. Ta by měla zajistit jeho dlouhodobou čitelnost (obsahuje fonty, definici barev, neobsahuje skripty, průhledné vrstvy, apod.).

Náležitosti mzdových listů nejen pro účely pojištění | UCETNI-PORTAL.CZ