Řešení

Projektoví manažeři většinou sami o sobě nechtějí podrobně reportovat o stavu jejich projektů. Ve firmě musí  existovat providla, která tuto povinnost ustanoví - např. projektová metodika. A současně i role, která plnění pravidel vyžaduje - např. projektová kancelář.

Volbou vhodného softwarového nástroje si sběr a konsolidaci reportů usnadníte. Jak pro projektového manažera, tak pro kancelář.

Zkušenosti jiných firem

 Zákaznické příběhy (reference) - reálné zkušenosti z řešení Nefunkční reporting projektů. Přečtete si, jaké benefity získaly jiné firmy.

Popis

Pravidelný projektový reporting je základem pro zlepšení maturity projektového řízení v organizaci. Vedení společnosti potřebuje přehled o aktuálním stavu projektů a jak tyto projekty přispívají k naplnění firemní strategie.

Řešení je především organizačního charakteru. Vytvoření pravidel, kdy a kdo má odevzdat report. Vyškolení projektových manažerů, případně lepší komunikace účelu pravidelného reportingu. Současně je nezbytné demonstrovat využití reportů (někdo je čte, minimálně vlastník projektu).

Toto by měla být role projektové kanceláře, nebo podobné funkce. Pokud ji ve společnosti nemáte a množství projektů neustále narůstá, je její vytvoření vhodným krokem k řešení.

Současně pro snížení administrativní náročnosti lze využít projektových nástrojů pro sběr a konsolidaci reportů. Získáte tak aktuální přehled o stavu projektového portfolia na jedno kliknutí.

Tyto nástroje umožňují reportovat na milníky/výstupy projektu, porovnávat nové termíny s těmi původními, automaticky získávat data ze systémů nebo od členů proejktových týmů a tím celý proces zjednodušit a zpřesnit.

Periodu reportingu nastavte prakticky

Report můžete vyžadovat v týdenní bázi, 14-ti denní nebo měsíční. Ze zkušenosti - týdenní reporty jsou příliš časté. V takové periodě na projektech nedochází ke změnám takového rázu, aby bylo nutné jakkoliv reagovat. 

Cílem totiž není sbírat reporty. Potřebujete včas reagovat na případné problémy. Připravit se na konflikty zdrojů nebo zpoždení ostatních projektů.

Proto periodu je dobré nastavit tak, že se těmi reporty někdo vůbec zabývat stihne. To je pak také významná (de)motivace pro projetkové manažery je zpracovávat. 

Poučený a poctivý projektový manažer vám samozřejmě informaci o problémech svého projektu dá. Ale nemusí dobře vyhodnotit závažnost drobných úprav harmonogramu, význam různých mezivýstupů pro ostatní projekty, či nezná problémy se zdroji, které nastaly díky jiným projektům.

Proto - pravidelný reporting o stavu projektů a jejich sdílení se všemi zainteresovanými stranami je v prostředí více projektů nezbytné.