Nasazení moderního dokumentačního systému (DMS M-Files) pro řízení jednotlivých agend personální agentury včetně migrace dat z původního systému. Snahou bylo nalézt plně přizpůsobitelné řešení s možnostmi automatizace, skenování a snadného vyhledávání.

Dodavatel: ALTEC a.s.
Rok realizace: 2017

Zákazník

PROFI-MEN
http://www.profimen.cz/

Personálně poradenská a vzdělávací společnost PROFI-MEN poskytuje komplexní podporu v celém rozsahu řízení lidských zdrojů. Provádění personálních auditů, organizačních auditů, tvorby systémů hodnocení, vzdělávání a motivace zaměstnanců a další.
Velkou pozornost soustřeďuje do oblasti vzdělávání a rozvoje personalistů, HR manažerů a HR specialistů. Do služeb patří také podpora všem zájemcům, kteří hledají nové pracovní uplatnění a seberealizaci.

Co zákazník řešil

Od založení v roce 1994 byly personální agendy vedeny v prostředí Quatro Pro. Jednalo se například o evidenci uchazečů, přiřazování kandidátů a pozic, sledovaní zakázek, automatizované vytváření nabídek a jejich exportování pro vystavení na webu nebo odeslaní e-mailem atp.

S příchodem nových technologií po roce 2010 přestalo být prostředí Quatro Pro výrobcem podporované. Společnost PROFI-MEN byla postavena před rozhodnutí o změně firemního informačního systému. Cílem bylo najít takový systém, do kterého by bylo možné data za období více než dvaceti let naimportovat. Přizpůsobitelnost, využití možností současných technologií a cenová dostupnost byly hlavní požadavky.

Navržené řešení

Rozhodnutí padlo na prostředí, které umožňuje jednoduše zpracovávat dokumenty, protože v této profesi je mnoho informací ukládaných právě ve formě dokumentů. Navíc umožňuje pracovat s daty, jak samostatně, tak i ve spojení s personálními dokumenty a vytvářet firemní agendy.

Využitou funkcionalitou je i scanování dokumentů - poznámky z jednání, k obchodním případům, k řešení zakázek - a jejich ukládání v digitalizované podobě do datového skladu.

Pan Ing. Vladimír Pozdníček si nastavil systém ve spolupráci s dodavatelem M-Files, společností ALTEC, a dále si podle potřeby funkcionalitu prostředí upravuje a doplňuje zcela samostatně. Přímo v prostředí M-Files si tak vytváří a modifikuje agendy a vlastnosti, jako jsou:

• Uchazeči
• Firmy / zákazníci Pozice / zakázky
• Pohovory a jednání
• Statistiky
• Diskuse a komentáře
• Exporty pro publikaci na portále
• Přístupová práva pro zaměstnance
• Personální audity
• Vzdělávací akce
• Poradenské akce 

Přínosy

Výhodou je bezesporu úspora času, které je dosaženo díky rychlému a přehlednému vyhledávání informací a dokumentů. Důležité je také sdílení dokumentů mezi zaměstnanci firmy, kteří k nim mají snazší přístup. A v neposlední řadě i aktuálnost uložených dat.

V rámci dalšího rozvoje a zkvalitňování svých vnitřních procesů má společnost PROFI-MEN zájem o automatizaci a zajištění workflow ke sledování zpětné vazby u nabídkových řízení, sledování a řízení průběhu řešení zakázek, plnění úkolů na zakázkách, řešení projektů a další. PROFIMEN plánuje také využití M-Files v oblasti řízení a správy dokumentace.

Vyjádření zákazníka

„Používání systému M-Files je velmi intuitivní a lehce ovladatelné. Osobně vítám, že si jako správce mohu přizpůsobit uživatelské prostředí interním potřebám firmy.”

Neočekávané přínosy

Toto řešení otevřelo možnosti k další automatizaci a workflow pro sledování zpětné vazby u nabídkových řízení, řízení průběhu zakázek, plnění úkolů a projektů a další.

PROFIMEN plánuje také využití M-Files v oblasti řízení a správy dokumentace v rámci:

• personálních a organizačních auditů,
• redesignu popisů pracovních pozic pro zákazníky,
• tvorby systémů pravidelného hodnocení zaměstnanců,
• zpracování hodnocení zaměstnanců metodou 360°zpětné vazby,
• dotazníkových šetření a motivačních analýz,
• analýz vzdělávacích a rozvojových potřeb.

Zkrátka všude tam, kde je třeba pracovat s větším počtem dokumentů a mít je dobře organizované a vyhledatelné.

Postaveno na produktech/službách

• 1 M-Files – Document Management System

  

  Řešení integrované s klasickým průzkumníkem Windows a s MS Office. Obsahuje i workflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů.

Dodavatel

Dodavatel řešení komplexních podnikových informačních systémů (ERP) pro segment středních průmyslových podniků v ČR.

Podobné reference

 Jak podobný problém vyřešily jiné firmy a benefity, které tím získaly.

Zpracování velkého množství personálních dokumentů

pro KASPER KOVO

Personální agenda společnosti se stala velmi rozsáhlou s tím, jak se firma rozrůstala....