Vytvoření jednoho fondu zdrojů (např. zaměstnanců) a jejich alokace z tohot fondu je prvním předpokladem schopnosti identifikovat hrozící kolize v dostupnosti zdrojů, příčiny zpoždění projektů a důvedem pro zavedení prioritizace projektů.
S využitím softwarových produktů jste následně schopni přetížení zdrojů identifikovat a vyřešit. Například využitím rezerv na méně prioritních projektech, apod.
Řízení lidských zdrojů, přehled jejich vytížení, a řešení konfliktů z důvodu přetížení zdrojů v projektech je jedna z nejsložitějších disciplín.
Projekty se dostávají do konfliktu s omezeným množstvím zdrojů (finance, materiál, personál). Pro vyřešení konfliktu je potřeba zvážit různé scénáře, aby dopad na naplnění cíle produktového portfolia/programu byl co nejmenší.
Ve větší organizaci lze správu portfolia projektů včetně sledování zdrojů, postupu prací apod. zajistit volbou vhodného systému, kde budete mít přehled o stavu všech projektů, jaké využívají zdroje a kde dochází ke konfliktům.
Založení projektové kanceláře, která zajistí jednotnou metodiku a kvalitu řízení projektů ve společnosti. Nastavení rolí, procesů, dokumentů a způsobů rozhodování a řešení konfliktů.
K přetížení zdrojů dojde například zpožděním jednoho projektu a následným očekáváním výstupů od stejného zaměstnacne (zdroje) v čase, kdy obdobný výstup očekává projekt jiný.
Ke konfliktu zdrojů může nastat:
Řešením může být zvětšení kapacity daného zdroje. V případě lidí jsou kapacitní možnosti omezené (přesčasy mají legislativní i lidská omezení). Nábor nových zdrojů buď nepraktický, nebo nereálný.
Pak s výhodou využijete nástojů na řízení projektového portfolia, kde máte možnost alokovat jednotlivé zdroje z centrálního poolu a následně mít tak i přehled o jejich plánovaném vytížení v čase.
Pokud dochází k přetížení zdrojů, nastavíte priority projektů, připadně vyberete některé zdroje a systém vám navrhne způsob jejich vyrovnání. Tj. obecně rozložení práce pro daný zdroj v čase. A tím i dopad do harmonogramu projektů.
Pro použití vyrovnání zdrojů potřebujete:
Projektová kancelář v rámci svých úkolů měla zajišťovat prioritizaci projektů (administrovat) a mít přístup k funkcím právě na modelování různých vyrovnání zdrojů. Současně v dalším kroku bude obhajovat posun v čase méně prioritních projektů a případně žádat o dodatečné zdroje (po analýze, jaký bude celkový dopad nedostatečných kapacit na výstupy projektového portfolia).