Potýkáte se s nárůstem množství dokumentů, které jsou uloženy na různých úložištích včetně mobilních zařízení zaměstnanců? Ven z této situace pomůžou dvě opatření:
Zatímco první opatření zafunguje v malé firmě samo o sobě, ve větší se již bez sofistikovanějšího systému neobejdete. Naopak, ušetříte si mnoho práce zavedením automatizovaného oběhu dokumentů. Auditoři budou spokojeni a vám se již nestane, že by někdo používal staré verze dokumentů.
Implementace Document Management System (DMS) umožní sjednotit úložiště pro dokumenty. Workflow funkcionalita zajistí oběh těchto dokumentů po firmě a určitou míru řízení procesů, které kopírují cestu daného dokumentu.
Document Management System řeší životní cyklus dokumentů. Od jejich vzniku, publikaci po archivaci a skartaci. DMS systémy obsahují i řešení řízeného oběhu dokumentu (schvalování, připomínkování apod.). Nasazením dokumentačního systému zrychlíte procesy.
Systémy podporují tvorbu směrnic a norem napříč firmou. Před schválením dokument prochází i několika koly připomínkových řízení. Po schválení je automaticky distribuován na zaměstnance.
Nástroje, které vám umožní předávat dokumenty po firmě tak dlouho, dokud není schválená poslední verze. Na dokument se nezapomene. Neztratí se. A najde si svého čtenáře.