Nástrojem pro popis procesů může být libovolná kancelářská aplikace. Na začátku popisování procesů bychom ani nic jiného nedoporučovali. Proto dobře poslouží i nástroje pro řídicí dokumentaci.
Sofistikovanější nástroje samozřejmě nabízejí lepší funkcionalitu. V software nejtěžšího kalibru (robustní cesta) můžete provádět simulace a optimalizace nově navržených procesů. Ale firma, která s popisy začíná, tak takové potřeby obvykle nemá.
Ještě bychom rozlišili technický popis ve workflow aplikaci (nastavení flow) a popis procesu (se zodpovědnosmi, rolemi, vazbami).
Workflow potřebuje přesný popis. Ale ten je zapsán jazykem daného systému, navíc často přístupným pouze administrátorovi. Navíc jde hlavně o technikálie typu další krok, čas, upomínkování apod. Tj. popis procesu je sice funkční, ale není až tak vypovídající a využitelný v běžné praxi. Navíc -přesah popisu za rámec workflow systému obvykle není žádný.
Softwarové nástroje, které vám umožní nakreslit procesy firmy. Procesní model, rozpad do procesů, zodpovědnosti a vazby na organizační jednotky, systémy či vstupy a výstupy.
Analýza podnikových procesů (procesní audit) a návrh, případně implementace opatření pro celkové zlepšení výkonnosti. Jednorázová aktivita s cílem identifikovat úzká místa. Získáte seznam změn doporučení pro zlepšení firemních procesů.
Jak se rozroste organizační struktura, zvětší se komplexnost prováděných činností kdy jednotlivci zodpovídají jen za vymezené části, bez popisu se neobejdete. Pomoci vám může vhodný software. Procesní model firmy, rozpad do procesů, zodpovědnosti.
Systémy podporují tvorbu směrnic a norem napříč firmou. Před schválením dokument prochází i několika koly připomínkových řízení. Po schválení je automaticky distribuován na zaměstnance.
A půjde hlavně o lidské zdroje. Popisy jsou časově náročné a znamenají mnoho schůzek a téměř až detektivní práci. Benefity jsou relativně rychlé. Již při popisování se ukazují nejasnosti v rozdělení rolí, zbytečné kroky a potenciál pro zlepšení. Proto považujeme za klíčové vybrat vhodného "popisovače". S volnou kapacitou a současně vnímavého. A dále chuť se zjištěními na úrovni vedení společnosti pracovat.