Projektoví manažeři většinou sami o sobě nechtějí podrobně reportovat o stavu jejich projektů. Ve firmě musí existovat providla, která tuto povinnost ustanoví - např. projektová metodika. A současně i role, která plnění pravidel vyžaduje - např. projektová kancelář.
Volbou vhodného softwarového nástroje si sběr a konsolidaci reportů usnadníte. Jak pro projektového manažera, tak pro kancelář.
Projektové nástroje umožňující sběr a konsolidaci reportů o stavu projektů na jednom místě, přehledy projektů v kritickém stavu nebo s ohroženými výstupy a rychlá identifikace nutnosti zasáhnout nebo prioritizovat aktivity.
Založení projektové kanceláře, která zajistí jednotnou metodiku a kvalitu řízení projektů ve společnosti. Nastavení rolí, procesů, dokumentů a způsobů rozhodování a řešení konfliktů.
Pravidelný projektový reporting je základem pro zlepšení maturity projektového řízení v organizaci. Vedení společnosti potřebuje přehled o aktuálním stavu projektů a jak tyto projekty přispívají k naplnění firemní strategie.
Řešení je především organizačního charakteru. Vytvoření pravidel, kdy a kdo má odevzdat report. Vyškolení projektových manažerů, případně lepší komunikace účelu pravidelného reportingu. Současně je nezbytné demonstrovat využití reportů (někdo je čte, minimálně vlastník projektu).
Toto by měla být role projektové kanceláře, nebo podobné funkce. Pokud ji ve společnosti nemáte a množství projektů neustále narůstá, je její vytvoření vhodným krokem k řešení.
Současně pro snížení administrativní náročnosti lze využít projektových nástrojů pro sběr a konsolidaci reportů. Získáte tak aktuální přehled o stavu projektového portfolia na jedno kliknutí.
Tyto nástroje umožňují reportovat na milníky/výstupy projektu, porovnávat nové termíny s těmi původními, automaticky získávat data ze systémů nebo od členů proejktových týmů a tím celý proces zjednodušit a zpřesnit.
Report můžete vyžadovat v týdenní bázi, 14-ti denní nebo měsíční. Ze zkušenosti - týdenní reporty jsou příliš časté. V takové periodě na projektech nedochází ke změnám takového rázu, aby bylo nutné jakkoliv reagovat.
Cílem totiž není sbírat reporty. Potřebujete včas reagovat na případné problémy. Připravit se na konflikty zdrojů nebo zpoždení ostatních projektů.
Proto periodu je dobré nastavit tak, že se těmi reporty někdo vůbec zabývat stihne. To je pak také významná (de)motivace pro projetkové manažery je zpracovávat.
Poučený a poctivý projektový manažer vám samozřejmě informaci o problémech svého projektu dá. Ale nemusí dobře vyhodnotit závažnost drobných úprav harmonogramu, význam různých mezivýstupů pro ostatní projekty, či nezná problémy se zdroji, které nastaly díky jiným projektům.
Proto - pravidelný reporting o stavu projektů a jejich sdílení se všemi zainteresovanými stranami je v prostředí více projektů nezbytné.