Klíčové jsou zákaznické příběhy (část Jak řešily jiné firmy). Získáte z reálné praxe - skutečné benefity, problémy při implementaci a zkušenosti s dodavatelem.
Řešení problému má obvykle více kroků (aktivit). Od úvodní analýzy po výběr vhodného systému.
V další části najdete detaily k řešení problému. A související odkazy.
Nanašli jste co jste hledali?
Zkuste přehled problémů (nebo detail pro profesi Lidské zdroje (HR)).
Nebo bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
Dlouhodobá archivace mzdových listů
Nacházíte se v podobné situaci? Dále se dočtete, jak vyřešit Dlouhodobá archivace mzdových listů. Pokud ne, nasměruje vás náš interaktivní průvodce. Nebo se podívejte na všechna zlepšení pro profesi Lidské zdroje (HR).Jak řešit
Když přidáme mzdové výměry a smlouvy, velikost personálního archivu naroste. Digitální doba umožňuje tyto dokumenty uchovávat pouze elektronicky. Včetně řízení přístupů a automatických skartací.
Jak řešily jiné firmy
Přehled řešení
1 Důvěryhodný archiv dokumentů
Právně závazné dokumenty v elektronických systémech opatřené elektronickým podpisem je musí mít pravidelně obnovované časové razítko. Tuto podmínku splňuje software s vlastnostmi důvěryhodného archivu.
2 Systémy pro archivaci účetních dokladů
Daňové doklady v elektronických systémech musí splňovat předepsané parametry, aby byly naplněny zásady vedení účetnictví. Například se jedná o elektronický podpis a pravidelně obnovované časové razítko. Proto dává smysl využít systémy pro archivaci.
3 Elektronická archivace mzdových listů
Zákonný požadavek uchovávat mzdové listy zaměstnanců stanoví dobu 30 let. Firmy je typicky tisknou. Pak je musí dobře zabezpečit, protože se jedná o velice citlivé údaje. Když přidáme mzdové výměry a smlouvy, velikost personálního archivu naroste.
Popis řešení, omezení a vhodné kombinace
Pro účely účetnictví vám stačí uchovat mzdové listy 5 let. Pak byste je mohli skartovat. Ale, díky systému důchodového pojištění toto není možno provést. Vyměřovací základ pro důchod je počítán za posledních 30let každého žadatele. Pro případ ztráty dat je daná zákonná povinnost firmám uchovávat po stejnou dobu mzdové listy (zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Proto povinná doba archivace mzdových listů je 30let.
Způsob uchování mzdových listů
Standarní uchování mzdových záznamů je v písemné podobě. Pak je obsah je pro každého čitelný.
Tj. běžnou praxí i dnes je tisk listů ze mzdového software za předchozí rok a následné uložení do archivu. Řešení ne úplně odpovídající dnešní - digitální - době. Současně tento způsob s sebou nese mnohá úskalí.
Vyhledání listů pro konkrétního zaměstnance je pak následně neuvěřitelná byrokratická zátěž. Současně tisk, skartace a skladování je nákladné. V případě likvidace firmy je potřeba zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí uvedených dob a písemně oznámit OSSZ, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy. Fyzický archiv pak na své náklady předat na OSSZ.
Je nutné archivovat mzdové listy? A co vše? Na Slovensku je podobná legislativa.
Digitální archivy jsou vaší výhodou
Jak z pohledu dostupnosti, tak nenáročnosti na prostor a celkovou využitelnost doporučujeme elektronické archivy. Digitální archiv nejenom zajistí, že splníte všechny náležitosti, ale umožní vám:
- mzdový list kdykoliv okamžitě dohledat,
- snadno jej v rámci firmy sdílíte jen s jednou konkrétní osobou,
- skartace bude automatická,
- nezabírá fyzické místo.
V podrobném popisu více rozepíšeme důvody pro digitání archiv. Níže je uveden přehled digitálních archivů - tj. řešení pro archivaci nejen mzdových listů.
Využití personálního a mzdového systému
Pro archivaci můžete využít i personálních systémů. Odkaz na seznam najdete dále. Vzhledem k jejich charakteru toto řešení nemusí být dostatečné, protože:
- není vždy zajištěno důveryhodné zamčení mzdových listů (není použito časové razítko, podpis),
- dostupnost mzdových listů je omezená na uživatele s rolí v systému,
- se mzdovými systémy, pokud neexportují data do formátů pro dlouhodobou archivaci, nemáte jistotu, že data přečtete i po případné nedostupnosti podpory systému (ukončení činnosti dodavatele, apod.).
Pokud máte zájem, zde je seznam personálních systémů (je průběžně rozšiřován).
Požadavky na dostupnost a bezpečnost splní digitální archiv
Digitální archivy vám umožní uložit dokumenty, digitálně je podepsat certifikátem a pak ten vlastní podpis obnovovat s tím, jak končí platnost vydaného certifikátu. Místo tisku je uložíte ve formátu, který archivy akceptují – typicky PDF/A. Formát PDF asi zná každý, PDF/A má svá archivní specifika. Ta by měla zajistit jeho dlouhodobou čitelnost (obsahuje fonty, definici barev, neobsahuje skripty, průhledné vrstvy, apod.).
Náležitosti mzdových listů nejen pro účely pojištění | UCETNI-PORTAL.CZ
Nenašli jste řešení pro vaši firmu? Zkuste našeho interaktivního průvodce, ten vás nasměruje. Případně bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
Máte ještě jiný zajímavý zdroj? Napište nám a zvýšíme informační hodnotu této stránky.
