Jsme v digitální době a tak není s podivem, že řešení se v této oblasti je neskutečné množství. Navíc každý z IT systémů vlastně podporuje digitální dokumenty, ať v jakémkoliv formátu a podobě.
Hledání řešení zúžíme na problém, kdy máte papírové dokumenty (například podepsané smlouvy/formuláře se zákazníkem), chcete je převést do digitální podoby, vytěžit některá data a ta odeslat do ERP systému, naskenovaný dokument uložit do software pro dokumenty (DMS), možná i elektronicky podepsat a tento podpis nadále udržovat (přerazítkovávat).
Prvotním vstupem bude oscanovaná kopie dokumentu, který automaticky scaner odešle k rozpoznání obsahu (OCR).
Digitalizace a vytěžování dat umí automaticky zpracovávat dokumenty. Toto vede k výraznému nárůstu produktivity, protože se redukuje ruční přepisování do dalších systémů. Automatika má některá omezení. I přesto výsledky předčí schopnosti člověka.
Každý má svůj počítač v kapse. Proč jej nevyužít k uložení a odeslání účtenek, objednávek a dalších dokumentů vznikajících na cestách do firmy. Zpracovat dříve, než na to zapomenete.
Nástroje, které vám umožní předávat dokumenty po firmě tak dlouho, dokud není schválená poslední verze. Na dokument se nezapomene. Neztratí se. A najde si svého čtenáře.
Řešení umožní digitalizovat dokumenty z různých zdrojů s možností rozpoznání textů a vytěžení základních dat. Na základě předdefinovaných šablon nebo typů dokumentů nebo plně automaticky. Dokument uloží na definované místo.
Narůstá vám množství papírových dokumentů a nemáte je kde skladovat? Využijte elektronickou verzi archivu, která je z pohledu českého práva vhodná na smlouvy, faktury i pracovně-právní dokumenty. Zrušit papírový archiv je dnes možné.
Právně závazné dokumenty v elektronických systémech opatřené elektronickým podpisem je musí mít pravidelně obnovované časové razítko. Tuto podmínku splňuje software s vlastnostmi důvěryhodného archivu.