Co na stránce najdete?
Problém či zlepšení
Jak řešit vybraný problém či nasadit zlepšení. Ukazujeme různé cesty (možnosti) řešení. Levné, zdarma, či robustní změny. Vyberete dle vaší situace a možností.

Klíčové jsou zákaznické příběhy (část Jak řešily jiné firmy). Získáte z reálné praxe - skutečné benefity, problémy při implementaci a zkušenosti s dodavatelem.

Řešení problému má obvykle více kroků (aktivit). Od úvodní analýzy po výběr vhodného systému.

V další části najdete detaily k řešení problému. A související odkazy.

Nanašli jste co jste hledali?
Zkuste přehled problémů (nebo detail pro profesi Provoz a rozvoj IT).

Nebo bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi

Digitalizace dokumentů vlastními silami

Máte papírové dokumenty a zjišťujete, jak vás brzdí? Jejich hledání, archivace s nemožností rozumného oběhu? O možnostech sdílení nemluvě. Máte-li navíc více poboček, předávání papírových dokumentů je noční můrou.
  Nacházíte se v podobné situaci? Dále se dočtete, jak vyřešit Digitalizace dokumentů vlastními silami. Pokud ne, nasměruje vás náš interaktivní průvodce. Nebo se podívejte na všechna zlepšení pro profesi Provoz a rozvoj IT.

Jak řešit

Jsme v digitální době a tak není s podivem, že řešení se v této oblasti je neskutečné množství. Navíc každý z IT systémů vlastně podporuje digitální dokumenty, ať v jakémkoliv formátu a podobě.

Hledání řešení zúžíme na problém, kdy máte papírové dokumenty (například podepsané smlouvy/formuláře se zákazníkem), chcete je převést do digitální podoby, vytěžit některá data a ta odeslat do ERP systému, naskenovaný dokument uložit do software pro dokumenty (DMS), možná i elektronicky podepsat a tento podpis nadále udržovat (přerazítkovávat).

Prvotním vstupem bude oscanovaná kopie dokumentu, který automaticky scaner odešle k rozpoznání obsahu (OCR). 

Digitalizace dokumentů vlastními silami lze řešit různými cestami:
Aktivity(filtrování tlačítky):
1 Automatické vytěžování dat z dokumentů
2 Řešení pro digitalizaci dokumentů v terénu
3 Zavedení řešení elektronického oběhu dokumentů
4 Software pro digitalizaci dokumentů s vytěžováním
5 Zrušení fyzického archivu dokumentů
6 Důvěryhodný archiv dokumentů

Přehled řešení

1 Automatické vytěžování dat z dokumentů

Digitalizace a vytěžování dat umí automaticky zpracovávat dokumenty. Toto vede k výraznému nárůstu produktivity, protože se redukuje ruční přepisování do dalších systémů. Automatika má některá omezení. I přesto výsledky předčí schopnosti člověka.

2 Řešení pro digitalizaci dokumentů v terénu

Každý má svůj počítač v kapse. Proč jej nevyužít k uložení a odeslání účtenek, objednávek a dalších dokumentů vznikajících na cestách do firmy. Zpracovat dříve, než na to zapomenete.

3 Zavedení řešení elektronického oběhu dokumentů

Nástroje, které vám umožní předávat dokumenty po firmě tak dlouho, dokud není schválená poslední verze. Na dokument se nezapomene. Neztratí se. A najde si svého čtenáře.

4 Software pro digitalizaci dokumentů s vytěžováním

Řešení umožní digitalizovat dokumenty z různých zdrojů s možností rozpoznání textů a vytěžení základních dat. Na základě předdefinovaných šablon nebo typů dokumentů nebo plně automaticky. Dokument uloží na definované místo.

5 Zrušení fyzického archivu dokumentů

Narůstá vám množství papírových dokumentů a nemáte je kde skladovat? Využijte elektronickou verzi archivu, která je z pohledu českého práva vhodná na smlouvy, faktury i pracovně-právní dokumenty. Zrušit papírový archiv je dnes možné.

6 Důvěryhodný archiv dokumentů

Právně závazné dokumenty v elektronických systémech opatřené elektronickým podpisem je musí mít pravidelně obnovované časové razítko. Tuto podmínku splňuje software s vlastnostmi důvěryhodného archivu.

  Nenašli jste řešení pro vaši firmu? Zkuste našeho interaktivního průvodce, ten vás nasměruje. Případně bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
Ikony Nhor Phai(www.flaticon.com) licencovány dle CC 3.0 BY. Obrázky Pixabay.