Řízení projektů - vlastnosti
Typ systému
Projekty
Jedná se o komplexní nástroj pro řízení projektů včetně např. řízení rizik, přidělování zdrojů a jejich užití, spotřeby času na úkolech, posloupnosti činností nebo jen o seznamy úkolů přiřazené uživatelům.
- Řízení projektů – propracovaný software pro řízení všech aspektů projektů, finančních a lidských zdrojů, rizika, problémy. Přehled za projektové portfolio, stav jednotlivých projektů, kritické činnosti, reporting.
- Řízení úkolů na projektech – jednoduší nástroje, které jsou deklarovány pro řízení projektů, ale spíše se jedná o řízení skupiny úkolů. Nemají rozšířené funkcionality pro řízení projektů (např. řízení zdrojů, správu projektového portfolia, apod.). Jsou levnější, jednodušší pro obsluhu a okamžitě k použití (často zdarma).
Projekty a úkoly
Šablony projektů
Šablony pro založení nového projektu jsou vodítkem pro projektového manažera a zjednodušují zavedení jednotné metodiky projektů ve společnosti.
Produkt umožňuje firmě vložit sadu šablon projektových dokumentů, které lze využívat v průběhu celého životního cyklu projektu. Šablony jsou dostupné projektovému týmu v aplikaci podle potřeby.
Šablony mohou být např.:
- zadávací listina projektu,
- projektový report,
- požadavek na změnu,
- projektový plán,
- seznam rizik, problémů,
- závěrečná listina projektu,
- poučení z projektu, apod.
Šablony umožňují zavést jednotnou metodiku projektového řízení ve společnosti.
Gantův diagram
Přehled rozpadu projektu na jednotlivé skupiny činností, úkoly nebo výstupy. Zobrazení formou Ganttova grafu podle posloupností v kalendáři.
Ganttův diagram znázornění pojmenované po H. L. Ganttovi, průmyslovém inženýrovi, který byl za první světové války průkopníkem jeho používání. Ganttův diagram se využívá při řízení projektů pro grafické znázornění naplánování posloupnosti činností v čase. V základní podobě neobsahuje Ganttův diagram vztahy mezi činnostmi, ale moderní softwarové nástroje pro plánování projektů do něj tyto závislosti obvykle zakomponovávají. (zdroj Wikipedia)
Přehled využití zdrojů
Seznam zdrojů na projektu a jejich využití v čase. V případě překročení kapacity lidí, zařízení, financí apod. indikace přetížení (přečerpání).
Na projektu lze zobrazit seznam zdrojů, které jsou potřeba k dokončení plánované aktivity. Zdroje mohou být kapacity strojů a zařízení, dostupnost lidí, příp. finance, apod.
Čerpání zdrojů lze zobrazit přehledně v kalendáři s indikací nadměrného využití.
Pokud obsahuje funkci Vyrovnání zdrojů, umí navrhnout změnu rozložení projektových činností tak, aby nedocházelo k přečerpání kapacity (tzv. vyrovnání zdrojů). Tyto návrhy lze akceptovat, nebo zamítnout.
Vyrovnání zdrojů
Funkce Řízení zdrojů umožňující na projektech přepočítat využití přetížených zdrojů tak, aby využití odpovídalo jejich kapacitě, tj. dojde k posunu začátku úkolů, doby trvání apod. v závislosti na prioritách projektů a úkolů.
Popis vyrovnání a uhlazení zdrojů viz obrázek najdete například zde.
Pracovní výkazy
Vykazování času stráveného na (projektových) aktivitách jak pro přehled odpracované práce, tak s možností sumarizace pro fakturaci za práci.
Metodika
Software je specializovaný na vybranou metodiku.
Každá metodika má svůj slovník, procesy, znázornění postupu práce a úkolů. Pod metodikou Agile pro softwarový vývoj je SCRUM, Waterfall, Kanban. Možno specifikovat v poznámce.
Portfolio projektů
Funkce pro řízení projektového portfolia. Přehled aktuálně běžících projektů, ukončených apod. včetně přehledu o jejich stavu.
Sledování a koordinace více projektů a programů v rámci firmy. S cílem dosažení jednoho strategického záměru. Součástí tothoto řízení je prioritizace aktivit, řešení konfliktů zdrojů, jak na sebe jednotlivé projekty a projektové aktivity navazují a případně iniciovat jednání vedení společnosti pro vyřešení konfliktů.
Závislosti mezi projekty
Možné nastavit, že úkol v jednom projektu začne až po ukončení úkolu (fáze, apod.) v jiném projektu.
Dokončení jednoho projektu, fáze a nebo úkolu může znamenat začátek úkolu v jiném projektu. Zpoždění jednoho ovlivňuje i druhý projekt. Funkce umožňuje zjistit tato rizika.
Prioritizace projektů
Umožňuje nastavit různé priority projektů a tím i upřednostnit důležité projekty v portfoliu, pokud dojde ke konfliktu zdrojů.
Nastavení různých priorit pro projekty má následně dopad na:
- zobrazování projektů v přehledech,
- v rámci simulací a modelování upřednostní čerpání zdrojů pro prioritní projekt,
- při řízení úkolů konkrétních zaměstnanců dostane přednost, apod.
Řízení zdrojů
Evidence množství plánovaných a spotřebovaných zdrojů (lidi, finance), jejich čerpání v čase s možností zjištění nedostatku či konfliktu s dopadem na úspěšné dokončení projektu.
Přiřazování pracovníků na projektové úkoly, sledování jejich vytížení.
Projektový reporting
Pravidelný report stavu projektů, soulad s harmonogramem (milníky), problémy a rizika včetně publikace nebo odeslání.
Projektový report je tvořen pravidelně v určené periodě.
Cílem reportu je sdělit dalším zájmovým stranám (vlastníkovi projektu, projektové kanceláři, managementu firmy), jak se projekt vyvíjí.
Obvykle se skládá z:
- indikace aktuálního zdraví projektu (v souladu s plánem vs. problém),
- porovnání plánu vs. reality (finance, zdroje,...),
- co se povedlo dokončit od posledního reportu,
- aktuální problémy a rizika,
- plán nejbližších aktivit.
Z velké části tento report může být generován systémem pro projektové řízení.
Projektový manažer může do systému vložit report, vyplnit některá pole a vysvětlivky ke stavovým hodnotám, které jsou automaticky načteny ze systému. Report pak publikuje (pokud se tak neděje automaticky) nebo odešle ke schválení dalším zaměstnancům.
Scénáře a modelování porfolia
Modelování různých variant kombinace zdrojů a jejich dopad na dodávku jednotlivých projektů dle priorit, dostupnosti zdrojů a časových omezení.
Diskuze a chat k úkolům
Evidence diskuze o úkolech, týmové sdílení znalostí, dokumentů, obrázků a dalších relevantních vstupů k úkolu.
Uživatelské
Sledování postupu úkolu
Umožňuje průběžně vkládat informace o procentu splnění úkolu a případně poznámky.
