Digitalizace procesů (workflow) - vlastnosti

Typ systému

Workflow

Jedná se o specializované workflow řešení nebo jen nadstavba řízení oběhu dokumentů, případně podpora jiných firemních agend

  • Workflow systém -  řešení specializované na workflow a na řízení procesů (BPMS, WMS)
  • Workflow nadstavba – Systém s jinou hlavní agendou (např. DMS, Formuláře) s vestavěnou workflow funkcionalitou (např. DMS pro workflow ) – hlavní poslání systému je jiné, obsahuje ale možnost nadefinovat libovolné workflow (i obecné, ale primárně zaměřené na své objekty)
  • Jednoduché workflow – spíše řízení fází jednotlivých úkolů, workflow není striktně definované, ale jedná se o univerzální systém (nadefinujete jakýkoliv proces). Celé řešení je jednoduché a přehledné, často využívá řazení úkolů do sloupců (fází – Kanban board). Uživatelé úkoly posouvají z jednoho sloupce do druhého. Systémy umožňují určitou úroveň automatizace, případně spouštění dalších procesů.
  • Pevné workflow – workflow lze v omezeném rozsahu nastavit, ale hlavní kroky jsou zapracovány do systému, tj. nedá se považovat za univerzální. Většinou součást jiné agendy, na kterou se specializuje. Typicky je součástí ERP systémů.

Funkce pro procesy

Sledování stavu procesu

Uživatel se snadno podívá na stav v jakém se nachází jeho workflow, kdo právě zpracovává.

Možnost se kdykoliv podívat v jakém stavu je váš požadavek, kdo na něm právě pracuje je základním požadavkem na systém. Tj. uživatel má seznam svých spuštěných workflow (procesů) a u každého z nich je schopen zjistit, v jakém stavu se nachází.

Komplexní procesy

Možnost vytvářet i složité procesy (podprocesy, smyčky, paralelní) bez programování.

Rozhodování dle pravidel

Workflow má možnost mít pravidla, podle kterých je rozhodnuto, jakou větví procesu se vydá. Tato pravidla může správce procesu měnit.

Na koho bude odeslán úkol se rozhoduje na základě pravidel. Pravidla jsou nastavena tvůrcem procesu. Následně workflow v případě naplnění pravidel rozhodne, co bude další krok.

V praxi to může znamenat například, že faktura nad určitou hodnotu jde ke schválení na nejvyšší vedení, nebo že dovolená vedení jde k administraci jiné mzdové účetní, než pro standardní zaměstnance.

Měření procesů

Aplikace umožňuje měřit výkonnost všech procesů (workflow) a poskytuje plný reporting – např. v Manažerském přehledu

Grafický návrhář procesů

Umožní modelovat a chápat procesy, ukazuje posloupnost jednotlivých aktivit, kdo je realizuje (jednotlivec, role, tým, počítač).

Grafický návrh procesu je důležitá vlastnost u obecných workflow systémů. Přitom základním požadavkem je intuitivnost. Tak, že procesní správce má možnost nastavení měnit, současně může využít i nákres procesu pro další uživatele. U velkých systémů je požadavkem podpora např. BPMN (standardizace jazyk/grafika pro návrh procesu).

Vlastní formuláře

Workflow umožňuje vytvářet vlastní formuláře a ty následně předávat v rámci procesu.

Manažerský přehled

Dashboard pro vlastníka/správce procesu, kde vidí stav a plnění cílů procesu (KPI) a podklady pro reporting.

Role procesního správce

Pro jednotlivé procesy lze přiřadit konkrétního správce (procesního manažera), který pak vidí stav procesu, může jej upravit nebo posunout k dalšímu kroku.

Pro jednotlivé procesy lze přiřadit konkrétního správce (procesního manažera), který pak může proces nastavovat a sledovat (vidí všechna spuštěná workflow v jakém jsou stavu). Má oprávnění změnit přiřazení uživatelů nebo posunout proces do další fáze (vykonat úlohu za uživatele).

Hromadné schvalování

Možnost rychle/jednoduše schválit více workflow najednou.

Funkce hlavně pro uživatele, kteří jsou styčným bodem pro žádosti apod. Ti potřebují mít možnost rychle/jednoduše schválit více workflow najednou.

Firemní agendy

Servisní požadavky

Řešení servisních požadavků - od uživatele na tým servisní podpory zpět s informací o vyřešení

Schvalování smluv

Workflow řídí proces vzniku, připomínkování a schvalování smluv.

Schvalování faktur

Přijetí faktury do firmy, její oběh a schválení s pokynem na proplacení v závěru.

Objednávky

Vytvoření objednávky a její předání až k adresátovi (nebo odeslání pokud mimo firmu)

Schvalování dovolených

Vložení požadavku na dovolenou a jeho schválení, přehled dovolených a případně i plánu dovolených.

Služební cesty

Předdefinované workflow pro schvalování služebních cest

Uživatelské

Předání úkolu

Uživatel může přiřadit daný krok/úkol jinému uživateli/skupině.

V rámci workflow může nastat několik případů, kdy tato funkcionalita je potřeba:

  • uživatel není ten, kdo je schopen nebo oprávněn daný úkol řešit - pak předává na jiného zpracovatele
  • úkol je komplexnější a je potřeba další schvalovatel, přispěvovatel nebo spolupracovník, kdo na dané věci má pracovat
  • workflow je nastaveno tak, že aktuální zpracovatel má rozhodnout, kdo bude v této fázi úkol dál zpracovávat (například předání úkolu na provedení v rámci týmu)

Současně je několik možností, jak se workflow bude chovat poté, co dodatečně přidaný zpracovatel úkol dokončil:

  • úkol se automaticky vrátí k tomu, kdo jej předal dále
  • úkol pokračuje v dalším kroku dle workflow

Schvalování z emailu

Přímo z emailu má uživatel možnost schválit krok nebo splnit úkol.

Aplikace přenese rovnou požadavek do systému (typicky přes webový prohlížeč), tj. v emailu je link, který buď vše provede za uživatele na jedno kliknutí nebo zobrazí dialogové okno.

Zastupitelnost

V případě nedostupnosti uživatele se workflow automaticky předá na zástupce.

Vlastnost, která umožňuje nastavit zástupce pro jednotlivé procesy v případě, že aktuální uživatel je například na dovolené. Tuto zastupitelnost lze nastavit s časovým omezením (např. od kdy do kdy), nebo trvale a pro její zrušení je potřeba zástupce deaktivovat. Současně je důležité, jak se funkce chové. Jestli v době nepřítomnosti hlavního uživatele bude úkoly dostávat výhradně zástupce (a původní uživatel se o úkolech ani nedozví), nebo dostanou úkol oba a může jej vyřešit jeden nebo druhý. tato informace bude vidět i v seznamu řešených úkolů historicky.

Ikony Nhor Phai(www.flaticon.com) licencovány dle CC 3.0 BY. Obrázky Pixabay.