Náhrada papírového archivu elektronickým je již rutinní záležitostí. Současně se snahou, aby papírové dokumenty nevznikly se ve firmě oprostíte od zatěžujícího papíru.
Můžete zkusit fulltextové hledání. Pokud jej najdete, možná nemá vlastnosti, aby vyhověl hledání. Pokud by zde být měl, konktaktujte nás. Vylepšíme výsledky tohoto hledání.
Je jen málo dokumentů ve firemní praxi, které česká legislativa vyžaduje v papírové podobě (například společenská smlouva o založení společnosti).
U ostatních, zvlášť těch z účetnictví a z pracovně-právních vztahů musí být zajištěny zákonem předepsané náležitosti (věrohodnost, neporušenost obsahu a čitelnost) a doba archivace.
Některé dokumenty je tak jako tak nezbytné převést do trvalejší podoby. Typickým příkladem jsou kopie vytvořené na samopropisovací papíry nebo účtenky tištěné na termopapíru. Ta elektronická je nejvhodnější.
Pokud využijete IT systémů, které umožňují dlouhodobou archivaci, pravidelné přerazítkování a dlouhodobou čitelnost, můžete se bez obav zbavit těžkopádného fyzického archivu. S dokumenty se vám pak bude pracovat flexibilně, přitom budou bezpečně uložené v systému a nebudete muset hledat prostory pro vaše dokumenty.