Vhodné řešení
Implementace dokumentačního systému
Document Management System řeší životní cyklus dokumentů. Od jejich vzniku, publikaci po archivaci a skartaci. DMS systémy obsahují i řešení řízeného oběhu dokumentu (schvalování, připomínkování apod.). Nasazením dokumentačního systému zrychlíte procesy.
Výběr řešení
Zavedení dokumentačního systému by mělo probíhat v několika fázích. Ideálně jako projekt. A jelikož se jedná o aktivitu s dopadem na fungování celé firmy, pak s podporou vedení.
Jak vybrali jiní
Systémy pro řízení dokumentů (DMS)
Nalezeno: 32
Nenelezli jste váš produkt v seznamu?
Můžete zkusit fulltextové hledání. Pokud jej najdete, možná nemá vlastnosti, aby vyhověl hledání. Pokud by zde být měl, konktaktujte nás. Vylepšíme výsledky tohoto hledání.
Popis
Na trhu je nepřeberné množství dokumentačních systémů.
V zásadě se jedná o:
- plnohodnotné dokumentační systémy se všemi funkcemi (viz níže),
- jednoduché online dokumentační systémy pro méně náročné uživatele,
- různé nástroje pro sdílení, tvorbu a ukládání dokumentů,
- součást jiných systémů (ERP, CRM, zálohování).
Dokumentační systémy mají pestrou škálu funkcí, které ty ostatní v seznamu nemají, nebo mají v absolutně základní verzi.
Funkcionality plnohodnotných DMS
Vstup dokumentů
- Nahráním do systému
- Ze scanneru nebo z emailu
- Hromadné vkládání
- V terénu z mobilních aplikací
- Webové služby pro vstup dokumentů (např. z jiných aplikací)
Metadata dokumentů – každý dokument má svoje vlastnosti pro třídění a hledání
- Libovolná Metadata, podle typů dokumentů
- Automatické číslování verzí, dokumentů
- Rozpoznání obsahu
- Indexace dokumentů, jejich verzí, metadat
- OCR – rozpoznání textu v různých jazycích
- Různé typy dokumentů
Vyhledávání dokumentů
- Vyhledávání podle vlastností (metadat), času a jiných atributů
- Fulltextové hledání
- Vyhledávání v netextových PDF (vrstva s rozpoznaným textem)
Zpracování dokumentů
- Vytváření dokumentů ze šablon
- Předávání, sdílení a přesun dokumentů
- Odeslání emailem (odkaz)
- Dokumenty pro ERP, CRM a jiné podnikové systémy
- HTML odkazy na poslední verzi dokumentů
- Práce více uživatelů současně
Oběh dokumentů
- Spuštění workflow nad libovolným dokumentem
- Řízení oběhu na základě pravidel
- Vícenásobná schvalování, paralelní i sériové
- Role pro zpracování (skupiny)
- Tvorba auditního logu s přehledem kdo, kdy, co udělal
- Aktualizace metadat na základě workflow
Uživatelské prostředí
- Vlastní složky
- Seznam úkolů ke zpracování vč. notifikací
- Funkce chatu, email
- Přizpůsobení korporátnímu designu
- Vícejazyčné prostředí
Bezpečnost
- Přidělování práv na uživatele nebo role a skupiny
- Přístupová práva i na dokumenty
- Logování všech aktivit v systému
- Dokumenty uloženy a přenášeny šifrovaně
