Řešení

Každá firma nějak řídí své činnosti. Pokud ale naroste do té míry, že již není zřejmé, kdo za co zodpovídá, je čas zavést procesní řízení. A nejenom tehdy. Požadavkem ISO norem je implementace řízení procesů. Jestliže chceme zlepšovat výkonnost podniku, je nutné firmu vnímat jako jeden celek, kdy se jednotlivé části navzájem doplňují. A bohužel, při větší organizaci již znalosti o jednotlivých částech nemá téměř nikdo.

Zavedením procesního řízení získáte přehled o průběhu procesů napříč organizací. Musíme vás varovat! Nejedná o triviální záležitost a nakonec budete potřebovat dedikovaného zaměstnance, nebo tým, který bude procesní organizaci zajišťovat.

Odměnou vám bude lepší výkonnost (v desítkách procent i více). Již při popisu jednotlivých součástí zjistíte, že nějaké kroky jsou navíc.

Zkušenosti jiných firem

 Zákaznické příběhy (reference) - reálné zkušenosti z řešení Zavedení procesního řízení ve firmě. Přečtete si, jaké benefity získaly jiné firmy.

Popis

Pro začátek se může vyplatit využít služeb konzultačních firem. Pomohou vám s prvotními popisy. Současně vás povedou po tzv. best practice. Nemusíte objevovat kolo.

Zavedení procesního řízení

Zavedení procesního řízení vás přivede k identifikaci významných (zákaznických) procesů. Samo os sobě popsání a nastavení cílů již znamená, že cíle chcete vyhodnocovat. Chcete vědět jak jste na tom. To je nezbytná krok k vlastnímu zavedení, které se zkláda z těchto kroků:

• specifikace záměru - proč to celé děláte, co by se mělo změnit,
• analýza aktuálního stavu procesů firmy, popisy, zodpovědnosti a role,
• identifikace problémů a zlepšení,
• plán implementace opatření k zavedení (změně) procesního řízení.

Metoda tužka-papír je vhodá na počátku

Činnosti spojené s procesním řízením lze provádět manuálně. Excel pro čísla. Powerpount pro management. Na začátku doporučená metoda. Ujasníte si co potřebujete. Kdo bude konzumentem. A co dává smysl měřit.

Postupně, jak pracnost naroste a nízká aktuálnost vás bude omezovat, budete chtít využít nástrojů BPM.

Business Process Management (BPM) neboli řízení obchodních procesů je obor, který se zabývá PDCA cyklem firemních procesů. Periodické provádění Plan - Do - Check - Act vám zajistí rámec pro řízení procesů. Pro implementaci principů žádný nástroj nepotřebujete.

• Plan - cíle procesů, co zlepšít, jaké mají být výsledky v souladu s obchodními záměry firmy. Ty určitě máte.
• Do - provádění procesů, implementace změn, apod.
• Check - měření, jestli jste tam, kam jste se chtěli dostat - ve vztahu k Plan.
• Act - návrh opatření a změn pro dosažení cílů pokud měření ukazuje jiné výsledky.

Nástroje z oblasti BPM vám pomohou s popisem procesů, měřením a reportingem. Čato obsahují tzv. manažerské dashboardy, kde se oprávnění mohou přihlásit a online vidět stav procesů. 

Klíčem procesního řízení je zavedení PDCA cyklu

Zmíněný PDCA cyklus je alfa a omega procesního řízení. Přínosy z jeho zavedení jsou téměř okamžité:

• pohled na firmu jinak vám odkryje potenciál pro zlepšení,
• změny v procesech děláte s jasným cílem a dopadem na firemní výsledky,
• dokážete prioritizovat, zaměřovat se na to podstatné,
• pozornost vedení se soustředí na zákaznické procesy, které vás živí.

Měření je klíčem k úspěchu. Co neměřím, neřídím...

Automatizace je dalším krokem ke konkurenční výhodě

Zavedení automatizovaného workflow nejen zrychlí činosti, ale umožní je i lépe měřit. Měření povede k vyšší spolehlivosti. A jednodušší identifikaci problematických míst.

V rámci automatizace můžete získávat libovolné množství informací o průběhu procesů. Ty pak porovnávat, průměrovat doby trvání jednotlivých činností, sledovat využití zaměstnanců nebo dobu výroby produktů.

Externí zdroje

Procesní řízení v organizaci | Moderní řízení