Nástrojem pro popis procesů může být libovolná kancelářská aplikace. Na začátku popisování procesů bychom ani nic jiného nedoporučovali. Proto dobře poslouží i nástroje pro řídicí dokumentaci.
Sofistikovanější nástroje samozřejmě nabízejí lepší funkcionalitu. V software nejtěžšího kalibru (robustní cesta) můžete provádět simulace a optimalizace nově navržených procesů. Ale firma, která s popisy začíná, tak takové potřeby obvykle nemá.
Ještě bychom rozlišili technický popis ve workflow aplikaci (nastavení flow) a popis procesu (se zodpovědnosmi, rolemi, vazbami).
Workflow potřebuje přesný popis. Ale ten je zapsán jazykem daného systému, navíc často přístupným pouze administrátorovi. Navíc jde hlavně o technikálie typu další krok, čas, upomínkování apod. Tj. popis procesu je sice funkční, ale není až tak vypovídající a využitelný v běžné praxi. Navíc -přesah popisu za rámec workflow systému obvykle není žádný.
A půjde hlavně o lidské zdroje. Popisy jsou časově náročné a znamenají mnoho schůzek a téměř až detektivní práci. Benefity jsou relativně rychlé. Již při popisování se ukazují nejasnosti v rozdělení rolí, zbytečné kroky a potenciál pro zlepšení. Proto považujeme za klíčové vybrat vhodného "popisovače". S volnou kapacitou a současně vnímavého. A dále chuť se zjištěními na úrovni vedení společnosti pracovat.
Nasadili jste řešení, které zlepšilo život vašim zákazníkům? Zde se můžete pochlubit, varovat ostatní a přitom třeba získat nového zákazníka.
Řešili jste podobný problém nebo máte zkušenosti v této oblasti? Kontaktujte nás a pomozte vylepšit obsah této stránky.
Konktaktujte nás a můžete prezentovat svoje zkušenosti.