Zlepšit či vyřešit

Nízká výkonnost procesů

Špatná výkonnost a efektivita firemních aktivit se projevuje ve finančních výsledcích, v zákaznické spokojenosti i ve spokojenosti zaměstnanců. Pomalé či nespolehlivé procesy znamenají nespokojenost zaměstnanců, vnitřní konflikty a zvýšenou fluktuaci.

Řešení

Řešení nespolehlivosti, pomalosti a neefektivity procesů je příliš obecný problém na to, abychom vám mohli poskytnout jednoznačné řešení. Obvykle bývá problém v:

  • nízké zaměření firmy na procesy a jejich výkonnost,
  • vůbec nebo volně definované odpovědnosti a cíle, kompetence,
  • oběť vlastního úspěchu - prudký nárůst firmy přešel v těžko řiditelnou strukturu.

Prvním krokem bude identifikace procesů, které nesplňují očekávání zákazníků, vedení nebo zaměstnanců. Můžete využít externích služeb. Jak se říká, doma není nikdo prorokem. To platí i ve firmách. Navíc, nejspíš nemáte volné a kvalifikované zdroje pro tuto práci. 

Zkušenost\velikost Malá firma Velká firma
Bez řízení procesů Zkuste jednoduchý nástroj na workflow nebo na řízení úkolů

Využijte služeb pro zavedení procesního řízení, časem vyberete i vhodný softwarový nástroj

Zavedeno procesní řízení Optimalizace konkrétního procesu a analýza možností na zlepšení např. díky elektronickému workflow

Zaveďte koncové (zákaznické) E2E procesy, proveďte jednorázovou optimalizaci, nastavte měření

A

Zkušenosti jiných firem

 Zákaznické příběhy (reference) - reálné zkušenosti z řešení Nízká výkonnost procesů. Přečtete si, jaké benefity získaly jiné firmy.

Kroky k vyřešení (dle situace)

Produkty, služby a vlastní aktivity, které zlepší vaši firmu. Můžete zvolit různé cesty. Kliknutím na cestu vám zobrazíme relevantní produkty. Řešením je většinou kombinace vlastních aktivit s využitím služeb a produktů na trhu.
Způsob řešení 

  1. Jednoduché, online nástroje se základní funkcionalitou a zdarma. Pro úvodní účely omezení v podobě počtu uživatelů...

  2. Zavedení principů řízení výkonnosti (organizace procesního řízení) a nasazení IT systému pro sledování klíčových...

  3. Analýza podnikových procesů (procesní audit) a návrh, případně implementace opatření pro celkové zlepšení...

  4. Získáte přehled o každém procesu - workflow. Spuštěním například realizace zakázky budete mít přehled, ve které...

Dodavatelé se zkušeností

 Seznam ověřených dodavatelů, kteří řešili Nízká výkonnost procesů.

Popis

Řešení lze pojmout za celou firmu, nebo se zaměřit jen na jeden (svůj) proces.

Celofiremní přístup má své výhody:

  • procesy spolu souvisí a vzájemně se doplňují, tj. izolované zlepšení činností nevede k výrazným výsledkům,
  • systematický přístup na úrovni firmy vám umožní postupně zvyšovat celkovou efektivitu firmy a tím i ziskovost,
  • větší prostor pro zjednodušení díky IT systémům (větší rozpočet),
  • shora přístup - pokud má podporu - tak bude rychlejší. Procesní řízení bez aktivní podpory managementu zavést stejně nejde.

Které procesy neplní cíl?

Prvním krokem k řešení je identifikace procesů, které nesplňují očekávání zákazníků, vedení nebo zaměstnanců. Toho dosáhnete jen tak, že budete měřit výkonnost činností. Dobu trvání, kvalitu výstupů nebo jen spolehlivost, že se aktivita udála. Například, že zákazníci dostali odpověď na svoje dotazy.

Nalezení příčin

Když už je zřejmé, co je špatně, lze nalézt příčiny. Proč musí zákazník na odpověď na banální otázku čekat tak dlouho. Jaktože se dodávky zpožďují a proč zaměstnanci neustále musí urgovat kolegy, aby jim dodali co mají.

Řešení je v zavedení systému řízení procesů

Příčiny mohou být jak organizační (například neexistuje jasná odpovědnost), tak z důvodu chybějící odbornosti, na straně vedení (nevhodné řízení výkonu a motivace), v příliš komplikovaných procesech nebo v nízké úrovni využití automatizace nebo v nedostatečném měření procesů (co neměřím, to neřídím).

Pokud problém je obecnějšího charakteru, řešením může být:

  • zavedení procesního přístupu k řízení aktivit (vyplývá např. i z požadavků systémů řízení dle ISO),
  • nastavení měření procesů,
  • jednorázová analýza firemních procesů externí firmou.

Software ke zlepšení výkonnosti procesů

Využití softwarového nástroje je užitečné. Nepochybně. Jen musí být ve firmě vhodné podmínky. Těmi je odhodlání, potřeba měřit procesy. Pak vám takový systém pomůže. Zajistí vám online pohled na výkonnost, získáte podklady pro diskuzi s kolegy o stavu činností, můžete řešit. 

Pro řešení byly využity tyto produkty

 Seznam produktů, které byly nasazeny pro výše uvedené referenční případy.




Máte zkušenosti v této oblasti?

Konktaktujte nás a můžete prezentovat svoje zkušenosti.