Řešení

Problém lze řešit s pomocí dostupných softwarových nástrojů. Ty umožní přetížení zdrojů identifikovat a vyřešit. Například využitím rezerv na méně prioritních projektech, posunem termínů nebo máte možnost požádat o dodatečné zdroje. Případně mumožňují přeplánovat úlohy. 

Zkušenosti jiných firem

 Zákaznické příběhy (reference) - reálné zkušenosti z řešení Konflikt zdrojů na projektu. Přečtete si, jaké benefity získaly jiné firmy.

Popis

K přetížení zdrojů dojde například zpožděním jednoho projektu a následným očekáváním výstupů od stejného zaměstnacne (zdroje) v čase, kdy obdobný výstup očekává projekt jiný.

Vytvoření jednoho fondu zdrojů (např. zaměstnanců) a jejich alokace z tohot fondu je prvním předpokladem schopnosti identifikovat hrozící kolize v dostupnosti zdrojů, příčiny zpoždění projektů a důvedem pro zavedení prioritizace projektů.

Ke konfliktu zdrojů může nastat:

• při přípravě (plánování) projektu - kdy očekávaný zdroj v plánovaném čase je využit někým jiným,
• zpožděním jednoho z projektů, kdy se plánované využití posune v čase,
• výpadkem zdroje (nemoc, odchod), apod.

Řešením je zvětšení kapacity daného zdroje. To má ale svoje omezení. V případě lidí jsou kapacitní možnosti limitovány. Nábor nových zdrojů je buď nepraktický, nebo nereálný.

Pak s výhodou využijete nástojů na řízení projektového portfolia, kde máte možnost alokovat jednotlivé zdroje z centrálního poolu a následně mít tak i přehled o jejich plánovaném vytížení v čase.

 Pokud dochází k přetížení zdrojů, nastavíte priority projektů, připadně vyberete některé zdroje a systém vám navrhne způsob jejich vyrovnání. Tj. obecně rozložení práce pro daný zdroj v čase. A tím i dopad do harmonogramu projektů.

Role projektové kanceláře je zde nezastupitelná

Pro použití vyrovnání zdrojů potřebujete:

• vhodný nástroj (centrální registr zdrojů a plán jejich využití),
• priority projektů (úkol projektové kanceláře),
• zkušenosti s nástrojem (není nic horšího, než si nechat "rozhodit" harmonogram projektu).

Projektová kancelář v rámci svých úkolů měla zajišťovat prioritizaci projektů (administrovat) a mít přístup k funkcím právě na modelování různých vyrovnání zdrojů.

V dalším kroku bude obhajovat posun v čase méně prioritních projektů a případně žádat o dodatečné zdroje (po analýze, jaký bude celkový dopad nedostatečných kapacit na výstupy projektového portfolia).