Pro účely účetnictví vám stačí uchovat mzdové listy 5 let. Pak byste je mohli skartovat. Ale, díky systému důchodového pojištění toto není možno provést. Vyměřovací základ pro důchod je počítán za posledních 30let každého žadatele. Pro případ ztráty dat je daná zákonná povinnost firmám uchovávat po stejnou dobu mzdové listy (zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Proto povinná doba archivace mzdových listů je 30let.
Standarní uchování mzdových záznamů je v písemné podobě. Pak je obsah je pro každého čitelný.
Tj. běžnou praxí i dnes je tisk listů ze mzdového software za předchozí rok a následné uložení do archivu. Řešení ne úplně odpovídající dnešní - digitální - době. Současně tento způsob s sebou nese mnohá úskalí.
Vyhledání listů pro konkrétního zaměstnance je pak následně neuvěřitelná byrokratická zátěž. Současně tisk, skartace a skladování je nákladné. V případě likvidace firmy je potřeba zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí uvedených dob a písemně oznámit OSSZ, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy. Fyzický archiv pak na své náklady předat na OSSZ.
Je nutné archivovat mzdové listy? A co vše? Na Slovensku je podobná legislativa.
Jak z pohledu dostupnosti, tak nenáročnosti na prostor a celkovou využitelnost doporučujeme elektronické archivy. Digitální archiv nejenom zajistí, že splníte všechny náležitosti, ale umožní vám:
V podrobném popisu více rozepíšeme důvody pro digitání archiv. Níže je uveden přehled digitálních archivů - tj. řešení pro archivaci nejen mzdových listů.
Pro archivaci můžete využít i personálních systémů. Odkaz na seznam najdete dále. Vzhledem k jejich charakteru toto řešení nemusí být dostatečné, protože:
Pokud máte zájem, zde je seznam personálních systémů (je průběžně rozšiřován).
Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů, vyhovuje legislativním nárokům na uložení elektronických dokumentů, používá moderní bezpečnostní mechanizmy pro ověření důvěryhodnosti dokumentu a vše je doloženo certifikovanými časovými razítky.
Firemní systém pro elektronickou archivaci a správu firemních dokumentů na platformě Microsoft SharePoint
Dlouhodobé důvěryhodné digitální (3D) úložiště je systém pro ukládání a správu elektronických dokumentů dle platné legislativy. Díky splnění legislativních požadavků je možné zcela opustit papírový archiv.
Opensource řešení pro správu podnikových informací.
Archivní server vybavený protokolem SAP ArchiveLink, který Vám umožní snadné skenování, zpracování a import elektronických dokumentů, a to nejen v systému SAP, ale i mezi různými systémy a platformami.
Softwarové řešení pro důvěryhodnou archivaci elektronických dokumentů založené na aplikaci moderních ETSI standardů rozšířeného elektronického podpisu (AdES)
Řízení toku informací, digitální procesy, spolupráce, sdílení znalostí včetně mobilního řešení a portálů.
Robustní nástroj pro řízení všch informací. Vhodný pro velké firmy a korporace
Dokumenty v elektronickém úložišti od O2 mají garantovaný původ a historii. Jsou vždy po ruce. Vždy platné a aktuální. Dobře zabezpečené.
Platforma abcSuite (aplis business communication Suite) představuje řadu produktů s unifikovaným technologickým základem, které je možné implementovat samostatně i integrovaně.
Můžete zkusit fulltextové hledání. Pokud jej najdete, možná nemá vlastnosti, aby vyhověl hledání. Pokud by zde být měl, konktaktujte nás. Vylepšíme výsledky tohoto hledání.
Digitální archivy vám umožní uložit dokumenty, digitálně je podepsat certifikátem a pak ten vlastní podpis obnovovat s tím, jak končí platnost vydaného certifikátu. Místo tisku je uložíte ve formátu, který archivy akceptují – typicky PDF/A. Formát PDF asi zná každý, PDF/A má svá archivní specifika. Ta by měla zajistit jeho dlouhodobou čitelnost (obsahuje fonty, definici barev, neobsahuje skripty, průhledné vrstvy, apod.).
Náležitosti mzdových listů nejen pro účely pojištění | UCETNI-PORTAL.CZ
Neoslovily vás žádné nápady na zlepšení? Zkuste se podívat na všechny problémy po profesích.