Úvod 
Archivace dokumentů (RM)
Interní aktivita - před některými kroky je potřeba interního úsilí. Nebo pokud chcete ušetřit. Přečtěte si, jak zajistit aktivity ve vlastní režii.
Nasazení IT řešení - implementace softwarového řešení. Zjistíte, jak vybrat vhodný software.
Konzultace - využití služeb externích konzultantů. Čtěte, jak vybrat toho správného poradce (nejen pro ICT oblast).
Elektronická archivace mzdových listů je Nasazení řešení
Vybrané produkty vkládejte do Aktovky
. Zde je snadno najdete, můžete je porovnávat. Po přihlášení se uloží a budou přístupné trvale. Přehled si pak můžete poslat na email.
Zákaznické příběhy (část Jak vybrali jiní) vám dají skutečně zjištěné přínosy, problémy při implementaci a zkušenosti s konkrétním dodavatelem z praxe jiných firem.
Není toto řešení pro vás?
Zkuste přehled oblastí nebo přehled problémů.
Nebo bleskově prohledejte fulltextové naši databázi:
Elektronická archivace mzdových listů
Výběr řešení
Pro účely účetnictví vám stačí uchovat mzdové listy 5 let. Pak byste je mohli skartovat. Ale, díky systému důchodového pojištění toto není možno provést. Vyměřovací základ pro důchod je počítán za posledních 30let každého žadatele. Pro případ ztráty dat je daná zákonná povinnost firmám uchovávat po stejnou dobu mzdové listy (zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Proto povinná doba archivace mzdových listů je 30let.
Způsob uchování mzdových listů
Standarní uchování mzdových záznamů je v písemné podobě. Pak je obsah je pro každého čitelný.
Tj. běžnou praxí i dnes je tisk listů ze mzdového software za předchozí rok a následné uložení do archivu. Řešení ne úplně odpovídající dnešní - digitální - době. Současně tento způsob s sebou nese mnohá úskalí.
Vyhledání listů pro konkrétního zaměstnance je pak následně neuvěřitelná byrokratická zátěž. Současně tisk, skartace a skladování je nákladné. V případě likvidace firmy je potřeba zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí uvedených dob a písemně oznámit OSSZ, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy. Fyzický archiv pak na své náklady předat na OSSZ.
Je nutné archivovat mzdové listy? A co vše? Na Slovensku je podobná legislativa.
Digitální archivy jsou vaší výhodou
Jak z pohledu dostupnosti, tak nenáročnosti na prostor a celkovou využitelnost doporučujeme elektronické archivy. Digitální archiv nejenom zajistí, že splníte všechny náležitosti, ale umožní vám:
- mzdový list kdykoliv okamžitě dohledat,
- snadno jej v rámci firmy sdílíte jen s jednou konkrétní osobou,
- skartace bude automatická,
- nezabírá fyzické místo.
V podrobném popisu více rozepíšeme důvody pro digitání archiv. Níže je uveden přehled digitálních archivů - tj. řešení pro archivaci nejen mzdových listů.
Využití personálního a mzdového systému
Pro archivaci můžete využít i personálních systémů. Odkaz na seznam najdete dále. Vzhledem k jejich charakteru toto řešení nemusí být dostatečné, protože:
- není vždy zajištěno důveryhodné zamčení mzdových listů (není použito časové razítko, podpis),
- dostupnost mzdových listů je omezená na uživatele s rolí v systému,
- se mzdovými systémy, pokud neexportují data do formátů pro dlouhodobou archivaci, nemáte jistotu, že data přečtete i po případné nedostupnosti podpory systému (ukončení činnosti dodavatele, apod.).
Pokud máte zájem, zde je seznam personálních systémů (je průběžně rozšiřován).
Jak vybrali jiní
Software pro archivaci mzdových listů
Filtr
Řazení
Důvěryhodný archiv
Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů, vyhovuje legislativním nárokům na uložení elektronických dokumentů, používá moderní bezpečnostní mechanizmy pro ověření důvěryhodnosti dokumentu a vše je doloženo certifikovanými časovými razítky.
OBELISK Trusted Archive
Softwarové řešení pro důvěryhodnou archivaci elektronických dokumentů založené na aplikaci moderních ETSI standardů rozšířeného elektronického podpisu (AdES)
ELOprofesional 10
Řízení toku informací, digitální procesy, spolupráce, sdílení znalostí včetně mobilního řešení a portálů.
SecDocs
SecDocs je podnikové řešení pro dlouhodobé uchovávání a právně zabezpečenou archivaci elektronických dokumentů. Spolehlivý proces archivace velkého množství dokumentů s vytvářením a uchováváním průkazných hodnot.
xArchive
Archivní server vybavený protokolem SAP ArchiveLink, který Vám umožní snadné skenování, zpracování a import elektronických dokumentů, a to nejen v systému SAP, ale i mezi různými systémy a platformami.
Důvěryhodné úložiště
Dlouhodobé důvěryhodné digitální (3D) úložiště je systém pro ukládání a správu elektronických dokumentů dle platné legislativy. Díky splnění legislativních požadavků je možné zcela opustit papírový archiv.
DMS online
Systém pro správu a archivaci dokumentů a řízené schvalování dokumentů.
O2 Důvěryhodný archiv
Dokumenty v elektronickém úložišti od O2 mají garantovaný původ a historii. Jsou vždy po ruce. Vždy platné a aktuální. Dobře zabezpečené.
AmCube
Firemní systém pro elektronickou archivaci a správu firemních dokumentů na platformě Microsoft SharePoint
Můžete zkusit fulltextové hledání. Pokud jej najdete, možná nemá vlastnosti, aby vyhověl hledání. Pokud by zde být měl, konktaktujte nás. Vylepšíme výsledky tohoto hledání.
Popis Elektronická archivace mzdových listů
Požadavky na dostupnost a bezpečnost splní digitální archiv
Digitální archivy vám umožní uložit dokumenty, digitálně je podepsat certifikátem a pak ten vlastní podpis obnovovat s tím, jak končí platnost vydaného certifikátu. Místo tisku je uložíte ve formátu, který archivy akceptují – typicky PDF/A. Formát PDF asi zná každý, PDF/A má svá archivní specifika. Ta by měla zajistit jeho dlouhodobou čitelnost (obsahuje fonty, definici barev, neobsahuje skripty, průhledné vrstvy, apod.).
Náležitosti mzdových listů nejen pro účely pojištění | UCETNI-PORTAL.CZ
Elektronická archivace mzdových listů řeší
Neoslovily vás žádné nápady na zlepšení? Zkuste se podívat na všechny problémy po profesích.
