Výhody digitalizace dokumentů:

• Dostupnost - dokumenty v elektronickém archivu (DMS apod.) můžete kdykoliv otevřít bez nutnosti hledání v papírových archivech. K dokumentům může přistupovat více oprávněných uživatelů současně.
• Bezpečnost - elektronická ochrana dokumentů je snazší než fyzická (předávání klíčů apod.) a může fungovat na úrovni jednoho dokumentu
• Zálohování - uložení dokumentu na více místech je v případě digitálních kopií snadné. Současně i papír stárne a tak ochráníte vlastní dokumenty.
• Úspora - ideální je papírové dokumenty vůbec nevytvářet, ale pokud z nějakých důvodů je nutné, jejich následnou digitalizací ušetříte místo pro archiv a zjednodušíte si budoucí skartaci
• Oběh - málokterý dokument ve firemní praxi používá jen jeden uživatel. Většinou je předáván mezi uživateli při tvorbě, schvalování nebo jakékoliv aktivitě spuštěné tímto dokumentem.