Klasické papírové archivy jsou běžnou realitou skoro všech firem. Zákonné požadavky nutí firmy ukládat vyjmenované dokumenty až 30let (pracovně-právní dokumenty), běžně je to 5-10 let (účetnictví).

Klasické listinné dokumenty mají mnoho výhod. S růstem množství dokumentace nevýhody začínají převažovat. Prostorové nároky, horší dohledatelnost a dostupnost, řízení přístupů a zabezpečení celého archivu.

Proto elektronické archivy jsou populární. I přes technicky složitější zajištění pravosti a autentičnosti. Zachování čitelnosti dat (třeba po těch 30ti letech) a dokladovatelnosti virtuálních dokumentů často řešeno použitím specifického formátu, uznávaným elektronickým podpisem a pravidelným přerazítkováním. Toto jsou funkce, které vám nabídnou systémy Důvěryhodné archivace dokumentů.