11. Kdo se bude starat o zavedení workflow do firmy?

Potřebujete vlastníka aktivity. Ideálně management. Nebo někdo s vlivem na všechny dotčené týmy. A pak se někdo musí věnovat činnostem okolo - popisy procesů, komunikace s dodavateli, testování, školení.

12. Budou zaměstnanci přistupovat k procesům a úkolům mimo pracoviště?

Může stačit schvalování z emailu, nebo také plná podpora práce odkudkoliv. Mobilita. Kdo a co v trénu s workflow potřebuje dělat?

13. Budu chtít proces přizpůsobit firmě nebo budu věřit standardnímu nastavení?

Co z původního procesu chcete zachovat? Klíčové firemní procesy bude potřeba spíše přizpůsobit. Každá firma je unikátní a tu unikátnost dělají jak lidé, tak výrobní postupy. Jak to doposud fungovalo? Co chcete optimalizovat? U podpůrných procesů využijte zkušenost dodavatele a „narovnejte“ svoji firmu podle best practice.

14. Chci proces i měřit, vyhodnocovat a zlepšovat?

Chcete řízení procesů? Přehledné manažerské reporty? Pak hledejte vyspělejší systémy, univerzální a v oblasti řízení procesů - BPM.

15. Je potřeba integrovat s dalšími systémy ve firmě?

ERP, CRM, apod. Dle celého záměru, dlouhodobosti a rozpočtu. A aktuální struktury informačních systémů ve firmě.

16. Kolik mohu věnovat času implementaci?

Chcete-li univerzální systém, pak čím více, tím lépe. Bavíme se o měsících. Potřebujete-li týmový nástroj pro menší množství uživatelů, než teoretizování se vyplatí najít demo verzi a agilně vyzkoušet, potřeby si ujasníte za chodu.

17. Chci pořídit systém do svého majetku nebo chci platit za užití měsíční paušál podle uživatelů?

Řešíte dlouhodobou změnu nebo jen projekt? Jaká je nepředvídatelnost co děláte? Začínáte a nevíte, jak se celý proces bude dále vyvíjet? Kolik vás bude. Kdo se systémem bude pracovat? Pak vám spíš pomůže pronájem. Hotové řešení, škálovatelné a v případě změny za rok, dva nepromarníte investici.

18. Kdo bude zodpovědný za provoz systému po implementaci?

Jak zajistíte další rozvoj? Celofiremní automatizace bude znamenat i dedikovaného člověka nebo tým, který se bude rozvojem zabývat, bude řešit komunikaci s dodavatelem a komunikovat s uživateli (řídit očekávání apod.).

19. Jaké mám požadavky na dodavatele? Kde všude máte pobočky?

Chcete, aby i dodavatel byl v místě vaší lokality? Jakou zkušenost má mít? Velikost? Právní formu? Česká nebo zahraniční firma? Dnes není problém koupit produkt přes internet. Zaplatíte kartou, faktura přijde emailem. Okamžitě to funguje.

20. Odpověděli jste prvních 10 otázek?

Pokud ano, můžete začít s výběrem. Pokud ne – čtěte zde.