Každá firma má procesy

Co je workflow? Název sám napovídá - tok práce. Obecně řečeno proces, skládající se z kroků, které jsou předávány z účastníka na účastníka. Účastníkem může být jeden zaměstnanec (např. vedoucí), skupina (např. účetní oddělení) nebo daný krok vykonává systém. V rámci workflow jsou předávány dokumenty, formuláře (žádosti, apod.) nebo jinak specifikovaný úkol. 

Jednoduchý procesJednoduchý proces

Proces, který se opakuje, je vhodné automatizovat. Systémy, které automatizaci (digitalizaci) procesů zajišťují, se nazývají Workflow Management systémy (WfMS). Český ekvivalent neznám, zkráceně budeme používat workflow. Jejich úkolem je zajistit zmíněný oběh práce, úkolů, apod. Zde, na Digitální Cestě, budeme mluvit o workflow ve smyslu software.

Výhody zavedení automatizovaného workflow

Využití workflow systému má své výhody. Odstraňují některá lidská omezení.

  • Rychlost – cestování digitální informace je okamžité. A pokud stačí žádost jen potvrdit, nestačíte se občas divit, jak rychle jsou vyřízeny.
  • Přesnost – podle zadaných pravidel požadavek/úkol putuje vždy po definované cestě, nedává možnost uživatelům proces obejít.
  • Spolehlivost – v systému se žádný požadavek neztratí, nezapadne. Dokonce se i sám připomene.
  • Přehlednost -  v každý okamžik je možné dohledat, kdo má úkol u sebe. Nebo udělat report, jak co (komu) trvá. Docela významná informace pro řízení procesů, že?

Nabídka na trhu

Workflow jsou součástí mnoha firemních systémů, například účetních softwarů (ERP), zákaznických systémů (CRM), apod. Často je předáván dokument. Proto pokročilejší dokumentační systémy (DMS) disponují více či méně sofistikovanou workflow funkcí. Obdobně i jiné podnikové systémy. Proto i tuto oblast v našem přehledu najdete.

Univerzální workflow systémy jsou často samostatné. Umožňují se napojit na firemní aplikace a jejich velká přidaná hodnota je, že postupně můžete zdigitalizovat celou firmu. A zaměstnanci přistupují jen do jednoho systému.

Workflow bez řízení procesů je poloviční

Celé by to mělo jen poloviční využití, kdyby nad procesem neexistovalo měření a následná optimalizace.

Tato disciplína se jmenuje procesní řízení (BPM – Business Process Management) a jejím smyslem je řídit procesy tak, aby docházelo k jejich neustálému zlepšování z pohledu plnění cílů:

  • efektivnější řízení
  • snížení nákladů
  • zrychlení procesů (např. produktového vývoje, realizace projektu)
  • lepší servis pro zákazníka

Čím větší firma, tím větší potřeba automatizace

Firma může žít i bez workflow systému. Je pak potřeba se připravit na to, že občas zapomenete na zákaznický požadavek, zaměstnanci budou neustále volat a ptát se po stavu toho a jiného úkolu a nebudete mít úplně dobrý přehled o stavu věcí. A platí přímá úměra – čím větší firma, tím komplikovanější vnitřní procesy a softwarová podpora přínosnější.