Typ systému vám řekne, o jaký systém se jedná. Co za řešení hledáte. Chcete jen jednoduchý systém pro osobní použití? Nebo sofistikovaný univerzální řešení pro firmu? S pokročilými funkcemi a potřebou školené obsluhy? Jednoduché online systémy zase okamžitě vyzkoušíte.

V dalším kroku již budete upřesňovat funkce, které od budoucího systému očekáváte. Tím rychle výsledek zúžíte a okamžitě můžete začít detailnější analýzu – po funkcích.

Pro aktuálně publikované oblasti je přehled typů popsán v tomto přehledu, jinak je součástí popisu vlastností.

Digitalizace procesů (workflow)

Účelem workflow systémů je automatizovat libovolné firemní činnosti. Založíte libovolný proces, v grafickém nástroji jej navrhnete včetně možnosti větvení, proměnných a polí, co musí uživatel vyplnit. Případně přiložit dokument nebo elektronický formulář - který není podmínkou. Proces můžete sledovat, reportovat o nich, je k dispozici dashoboard.

Např. mnoho dokumentačních systémů má zapracovanou workflow funkcionalitu. Už z principu. Oběh dokumentu. Pro mnoho uživatelů dostatečnou. Tj. tyto systémy najdete v této oblasti také. Přestože oběh může být libovolně nastaven, s libovolným počtem schvalování, revizí apod. parametry „opravdového“ workflow systému často nemá = workflow nadstavba.

A pak existují softwary, které mají workflow v sobě – ale v mnohých směrech omezené – pevné. A ty co workflow připomínají, jsou jednoduché a spíše řeší jen fáze jednotlivých úkolů a nemají jednoznačné flow – jednoduché.  

  • Workflow systém -  řešení specializované na workflow a na řízení procesů (BPMS, WMS)
  • Workflow nadstavba – Systém s jinou hlavní agendou (např. DMS, Formuláře) s vestavěnou workflow funkcionalitou (např. DMS pro workflow ) – hlavní poslání systému je jiné, obsahuje ale možnost nadefinovat libovolné workflow (i obecné, ale primárně zaměřené na své objekty)
  • Jednoduché workflow – spíše řízení fází jednotlivých úkolů, workflow není striktně definované, ale jedná se o univerzální systém (nadefinujete jakýkoliv proces). Celé řešení je jednoduché a přehledné, často využívá řazení úkolů do sloupců (fází – Kanban board). Uživatelé úkoly posouvají z jednoho sloupce do druhého. Systémy umožňují určitou úroveň automatizace, případně spouštění dalších procesů.
  • Pevné workflow – workflow lze v omezeném rozsahu nastavit, ale hlavní kroky jsou zapracovány do systému, tj. nedá se považovat za univerzální. Většinou součást jiné agendy, na kterou se specializuje. Typicky je součástí ERP systémů.

Dokumentační systémy (DMS)

Dokumentační systémy (DMS) podporují celý životní cyklus dokumentů od vzniku dokumentu až po jejich archivaci. Mají pokročilé řízení přístupových práv, plnohodnotné fulltextové vyhledávání a hledání v metadatech. K dokumentům v DMS lze obvykle přistupovat obdobně jak k lokálním dokumentům nebo před webový odkaz. Mají rozhraní pro integraci s dalšími systémy (především ERP, CRM) aby mohly být hlavním úložištěm dokumentů ve firmě. Obvykle obsahují dokumentové workflow (řízení oběhu dokumentů).

Naproti tomu sdílení dokumentů umožňuje mnoho dalších systémů, které ale neobsahují DMS funkcionality. Například projektové dokumenty, různá online úložiště pro spolupráci a zálohování, ERP a CRM systémy. Vzhledem k jejich určení a omezení přístupů je ale nelze považovat za dokumentační systém.

  • Dokumentační systém – řeší celkový oběh dokumentů - vč. archivace, OCR, …. Metadata Většinou potřeba přizpůsobit požadavkům zákazníka a provést základní integrace. Obsahuje i dokumentové workflow. Komplexní řízení přístupů. Často jako ECM (řízení obsahu).
  • Nadstavba pro dokumenty – do systému sice lze vkládat libovolné dokumenty, ale je spojeno s hlavní agendou (CRM, ERP, …) a ne jako univerzální dokumentační systém.
  • Sdílení dokumentů – cloudové úložiště dokumentů uživatele nebo týmu. Určené pro spolupráci a sdílení dokumentů, tj. včetně nástrojů pro vytváření a společnou tvorbu dokumentů. Nemá vlastnosti dokumentačních systémů.

Dovolenky

Specifické nástroje pro řešení dovolených ve firmě umožňují plánování dovolených, přehledy ve vztahu k legislativě nebo pravidlům ve firmě, nárok na dovolenou či převod dovolené z předchozího období.

  • Specializovaný nástroj – systém, který řeší oblast komplexně a je specializovaný na tuto agendu (ne nutně výhradně). Měl by mít všechny důležité vlastnosti od plánování i čerpání dovolených, přehled o celém týmu, změny, statistiky.
  • Součást systému – problematiku řeší, spíše jen jako nadstavbu nebo jako jeden z mnoha dalších procesů. Funkcionality jsou univerzální nebo omezené ve vztahu k dovolenkám, ale pro daný účel dostatečné. Agenda je definovaná dodavatelem systému (tj. nejedná se o vývoj pro zákazníka).

Oběh faktur

Obsahuje plnohodnotnou agendu oběhu faktur, schvalování vč. její distribuce, přehedy, informací o proplacení, objednávkách apod. nebo se jedná jen o oběh dokumentu (faktury) v DMS systému.

  • Specializovaný nástroj – software specializovaný na oběh faktur. Od jejich vzniku po proplacení. Obsahuje i vazbu na bankovní aplikace takže máte přehled o splacených fakturách. Vydané faktury dokáže odesílat v designu vaší firmy (min. logo). Přehledy a statistiky pro účetnictví. Typicky ERP systémy s workflow.
  • Součást systému – neřeší celý životní cyklus faktury, ale systém je pro ně připraven. Příkladem by mohl být dokumentační systém. Workflow nastavíte s mnoha funkcionalitami, ale nástroje specializované na faktury budou tyto funkce zvládat okamžitě. Vhodné jako univerzální řešení pro více firemních procesů.

Organizace úkolů

Jednoduchý seznam osobních úkolů nebo systém pro řízení úkolů v týmu a pohled na postup prací v rámci projektů

  • Individuální úkoly – seznam úkolů, poznámek, to-do listů pro jednotlivce. S možností sdílet a předávat, ale bez pokročilejších týmových a bezpečnostních funkcionalit.
  • Týmové úkoly – sdílení úkolů, předávání, řízení přístupových práv k úkolům, přehled o plnění úkolů v týmu
  • Kanban systémy – každý úkol, proces je reprezentován kartou, která putuje z jedné fáze do druhé. Máte přehled, kolik úkolů je v jaké fázi, kdo na nich pracuje a co budou další kroky. Současně v každé fázi systém po vás může chtít vyplnit různé údaje.
  • Projektové nástroje – řízení úkolů jako součást nástrojů pro projektové řízení s řešeními posloupností, postupu prací, různé pohledy (Ganttův diagram)

Projektové řízení (EPM)

Jedná se o komplexní nástroj pro řízení projektů včetně např. řízení rizik, přidělování zdrojů a jejich užití, spotřeby času na úkolech, posloupnosti činností nebo jen o seznamy úkolů přiřazené uživatelům.

  • Řízení projektů – propracovaný software pro řízení všech aspektů projektů, finančních a lidských zdrojů, rizika, problémy. Přehled za projektové portfolio, stav jednotlivých projektů, kritické činnosti, reporting.
  • Řízení úkolů – jednoduší nástroje, které jsou deklarovány pro řízení projektů, ale spíše se jedná o řízení skupiny úkolů.  Nemají rozšířené funkcionality pro řízení projektů (např. resource management). Zato jsou levnější, jednodušší pro obsluhu a okamžitě k použití (často zdarma).

Řízení firemních procesů (BPM)

Měří software jen průběh jednotlivých procesů, nebo také zvládne proces dokumentovat, navrhovat, případně verzovat a testovat?

  • Pokročilé řízení procesů – vč. designu procesů, verzování, testování nových procesů, … - nástroje najdou opodstatnění v korporacích s týmem, který se procesům věnuje.
  • Reporting procesů – měří výkonnost procesů z průběhu workflow – jednoduché statistiky, často součást WFMS. Již nenabízí pokročilé nástroje BPM.

Zálohování

Některá řešení jsou vytvořena pro uživatele, který si může pravidelně zálohovat svoje dokumenty. Do cloudu nebo na jiné úložiště. V lepším případě po síti. Jiné jsou pro firmy a z jednoho místa řeší zálohování serverů a případně i klientských stanic.

  • Osobní záloha – umožní zálohovat počítač, vybrané složky a soubory, a případně všechna mobilní zařízení uživatele.
  • Systémové řešení – software nabízí konzoli, kde spravujete všechny zálohovací úkoly, jejich časování a máte přehled o stavu jednotlivých záloh. Umožňuje zálohovat virtuální i fyzické servery, síťové disky, databáze a některé aplikace.