Pipefy je 100-procentní online aplikace. Plně platí, že jej dnes vyzkoušíte a zítra používáte. Nebude-li vám vyhovovat, zkusíte jiný nástroj. I ve větších firmách Pipefy může být zajímavé dočasné řešení pro různé agendy týmů, které nejsou pokryty standardním software.

Pipefy standardně nabídne desítky šablon procesů. Můžete je využít pro svůj proces. Nebo začít u čistého stolu. Procesům se říká „Pipe(s)“. Počet procesů je v placené verzi neomezený, ve verzi zadarmo je limit pro 5 procesů. Jakmile začnete používat Pipefy, zjistíte, že buď musíte ty méně používané mazat, nebo si zaplatit za standardní verzi. Ale nepředbíhejme.

Úvodní stránka nabídne přehled dostupných procesů

Po jednoduché registraci (stačí jméno, email, název firmy) si můžete vybrat si šablony procesů (Pipes). Vyberte si jeden, který vám je nejbližší. Kdykoliv můžete přidávat. Jakmile pochopíte, jak funguje, budete si je radši tvořit sami. Nebo si kdykoliv ze seznamu přidáte další.

Po registraci se dostanete na úvodní stránku aplikace. Uprostřed vidíte vybrané procesy.

Úvodní obrazovka Pipefy - vysvětlení hlavních částíÚvodní obrazovka Pipefy - vysvětlení hlavních částí

Nad seznamem procesů hlavní menu s možností přepnout na databáze. Napravo nahoře personalizace účtu a firemní nastavení. Zde můžete změnit název firmy a barevné schéma (libovolná barva třeba dle vašeho firemního standardu).

Karta je nositelem úkolu

Aplikace funguje na principu tzv. „kabanových karet“. Karta doprovází každou instanci procesu od začátku do konce a nese všechny informace o zadání úkolu, aktuálním stavu a historii všech změn. Historie je dostatečně detailní a tak zjistíte, kdo kdy změnil jakou položku.

Karta jedné instance procesu. Zde najdete všechny potřebné údaje.Karta jedné instance procesu. Zde najdete všechny potřebné údaje.

Do karty můžete vyplňovat jednotlivá pole, editovat checklisty (odškrtávací seznamy např. úkolů), dokumenty, textová i zaškrtávací políčka či přiřazovat zodpovědné osoby. Mezi další možnosti patří měna, datum, telefon nebo rozbalovací seznamy.

Všechny údaje lze vypisovat v reportech a různých přehledech, můžete díky nim filtrovat, takže asi největší práce pro vás je si rozmyslet, jak s vaším procesem/agendou budete pracovat.

Karta s úkolem putuje od jednoho zaměstnance (oddělení) k druhému. Přes jednotlivé fáze. Pokaždé je zpracována část úkolů. Každá fáze (Stage) je jedním krokem ve vašem procesu. Při přesunu karty mezi fázemi přiřazený zaměstnanec dostane přidělený úkol (včetně emailové notifikace) a když jej dokončí, posune kartu do další fáze. Tak třeba manažer může přidělit úkol v rámci svého týmu.

Karta přesouvá z jednoho sloupce do druhého

Jak již bylo naznačeno, celý princip spočívá v přehledu, ve kterém sloupci se karta nachází. Samozřejmě můžete libovolně měnit její pořadí nebo s pomocí štítků (Labels) si karty označovat. Dle priority. Nebo dle jiného označení. Záleží, jak si štítky nazvete.

Pohled na Pohled na "Kanban desk" - proces a jeho fáze s jednotlivými kartami

 Jednoduše platí - kolik kroků má váš proces, tolik budete mít sloupců. První je na nezpracované úkoly. Předposlední sloupec je posledním krokem procesu (v tomto sloupci jsou aktivity ukončeny). Poslední je typicky archiv.

Spuštění procesu je univerzální

Možnost, jak proces spustit je několik. Můžete zvolit nejvhodnější způsob, jak budou vaši „zákazníci“ zadávat požadavky:

  • vytvořením v aplikaci Pipefy – jen pro aktivní uživatele,
  • z webového formuláře – kdokoliv, kdo zná adresu, vyplní formulář a odešle,
  • emailem – pošle požadavek na specifickou adresu,
  • automaticky z jiných procesů – nastavuje se v návrhu kroků.

Vytvoření znamená, že vznikne nová karta v prvním sloupci (Backlog). Typicky přijaté požadavky, návrhy projektů, přijaté reklamace, apod.

V každém kroku (sloupci) je definováno, co má kdo udělat. Jaká pole musí uživatel vyplnit. Ideálně je nastaven jen jeden zodpovědný za kartu v dané fázi. Pokud potřebujete, i více zpracovatelů. Ale pro přehlednost a řízení je lepší jeden.

Karty na ploše filtrujete podle toho, kdo má úkol přidělen nebo podle štítků (Labels). Toto jsou zatím jediné možnosti.

Reportovat můžete cokoliv

Všechna data, která jsou vložena do aplikace, můžete vypsat v reportech (v hlavním menu poté co jste na nějakém procesu – Reports).

Report z aplikace - konkrétně přehled všech aktivních marketingových kampaní. Report si snadno vyexportujete.Report z aplikace - konkrétně přehled všech aktivních marketingových kampaní. Report si snadno vyexportujete.

Nalevo vidíte všechna pole (Fields), která v rámci procesu používáte, a podle typu pole vám aplikace dává na výběr různé možnosti filtrování. Napravo vidíte report, přičemž opět sloupce mohou být libovolné položky z procesu. Řazením a filtrováním máte dobré údaje pro další zpracování nebo přehled. 

Databáze vám možnosti ještě rozšíří

V Pipefy máte možnost vytvořit databázi. Kontakty, materiál, auta, nebo cokoliv dalšího. Když máte databázi, plnit ji můžete buď přímo vkládáním nových záznamů, nebo ji propojit s jednotlivými procesy. 

Jednoduchý přehled majetku zaměstnanců, který může být spravován jedním procesemJednoduchý přehled majetku zaměstnanců, který může být spravován jedním procesem

Možnosti jsou opět velké a pro jednodušší agendy a přehledy na rozdíl od Excelu máte možnost využít procesní nadstavby. Například dle obrázku – o majetek si zaměstnanec požádá, po schválení je nakoupen, pak předán zaměstnanci, který jej přebere a nakonec vrácen na sklad nebo likvidován. Úplně ideální agenda pro Pipefy.

Tento přístup popíšu v jiném článku.

Automatizace aktivit schopnosti Pipefy

Bez automatizace by možnosti byly jen poloviční. Proč přesouvat karty jednotlivě, když máte možnost automatizovat. Je mnoho činností, které vyvolávají další aktivity.

Například přijaté objednávky. Přijetím objednávky začíná dodávka (start dodávky, realizace, předáno, reklamace). Po předání automaticky fakturujete (k fakturaci, vydané faktury, platba provedena, archiv). Každá agenda může být automaticky spouštěna. A konkrétní oddělení má svůj proces plně pod kontrolou. 

Možnosti jsou:

  • Pokud je jeden proces ukončen, vytvoří se automaticky nová karta v jiném procesu
  • Když je karta přesunuta do určité fáze, změni se i údaje na jiné kartě
  • Při změně hodnoty v kartě dojde k jiné akci
  • Když jsou např. všechny úkoly zpracovány, informuj někoho
  • Automaticky každý týden vytvoř novou kartu
Možnosti automatizace karet v PipefyMožnosti automatizace karet v Pipefy

Kombinací uvedených možností získáte možnost vytvořit relativně komplexní proces. Jelikož ale nexistuje možnost, jak tuto komplexitu přehledně znázornit, využil bych u každé karty jen pár automatizací. Jinak by se vám mohlo stát, že se s kartami bude něco dít a vy po nějaké době nebudete tušit proč.

Přístupnost

I v mobilu máte všechny procesy pod kontrolou.I v mobilu máte všechny procesy pod kontrolou.

Vše provádíte buď přes webový prohlížeč nebo v aplikaci pro nejčastější mobilní platformy – iOS a Android. Tím si zajistíte, že máte všechna data s sebou. Cokoliv provedete na cestách a aplikace vás nesvazuje s počítačem a vaším pracovním místě. Na poradě se podíváte na přehled kampaní, ve vlaku schválíte

Shrnutí

Celkově použitelnost aplikace je výborná. Asi nezaujme IT manažery větších firem, ale lidi z administrativy, obchodu nebo marketingu určitě. Aplikace vám dává neuvěřitelnou flexibilitu. A můžete ji využít na mnoho procesů. To s sebou nese omezení. 

Pozitiva

 

  • Jednoduchost a přehlednost
  • Automatizace, můžete provázat různé procesy a předávat úkoly do jiných „pipes“
  • Nastavování procesů a jednotlivých kroků odkudkoliv, libovolně a přehledně
  • Jednoduché reporty
  • Možnost získat libovolné údaje z databáze

Negativa

 

  • Nemožnost paralelního zpracování úkolu více uživateli
  • Řízení oprávnění na úrovni procesu je relativně omezené
  • V rámci free verze pouze 5 agend, placená verze 9USD/uživatele/měsíc
  • Free verze neumožňuje řídit oprávnění (všichni jsou administrátoři) – což nemusí nutně znamenat problém
  • Občas problémy s češtinou a celkově aplikace česky není (EN, FR, PT, SP, RU)

Pro koho aplikace vhodná

Z uvedeného plyne, že aplikace je vhodná pro menší týmy. Zde si každý vše nastaví podle potřeb, má přehled. A pokud takový tým nepoužívá velké množství dalších firemních aplikací, které by jej nutily přepisovat údaje z jedné aplikace do druhé, pak se jedná o zajímavou možnost.

Určitě vhodné jako náhrada osvědčeného přístupu tužka –papír, kdy nepoptáváte rovnou složité aplikace, ale jednoduchým způsobem nějakou dobu ověřujete, jaké máte vlastně potřeby. Pokud by větší firma používala Pipfy na stovky (mikro)procesů, bylo by to celé dost neřiditelné. Pak se již vyplatí využít komplexnější nástroje, které dají větší možnosti řídit tok informací napříč odděleními (současně s menší autonomností oddělení).

Další otázkou jsou data. Zde nezbývá než věřit dodavateli. Exportovat data adhoc lze, ale to nelze považovat za spolehlivé zálohování.  

Benefitem je, že za relativně málo peněz získáte hodně muziky, pokud si to nastavíte…

Pro české prostředí bych vytvořil raději celé procesy sám, od nuly. Nic na tom není a nepřenášíte si do jednotlivých procesů balast. V dalším článku vám ukážu, jak vytvořit relativně komplexní proces řízení marketingových kampaní.

Takže pokud chcete s procesy začít, nebo vám již nestačí Excel, máte možnost.