DMS, neboli Document Management System, je softwarový systém, který vám usnadní mnoho činností. A odstraňuje hlavní neřesti sdílených složek.
Dokumentační systém je jiná liga
Cílem je zbavit vás papírů a převést je do digitální podoby. Dokumenty vložíte buď skenováním, přímým nahráním dokumentu, nebo externím odkazem. Může být vložen i automatizovaně. Nebo jej prostě vytvoříte a uložíte. Zvládá i odkazy na fyzické dokumenty (např. kde jsou uloženy originály).
A po digitalizaci dokumentů asi to největší kouzlo – workflow. Automatizaci oběhu dokumentu. Ale postupně.
Jak funguje DMS
Technicky se může jednat o rozšíření možností vašeho operačního systému, kdy se standardní složky/adresáře začnou chovat trochu jinak. Nebo jako další klient, do kterého vkládáte dokumenty a kde je i najdete.
S dokumenty můžete dělat další akce. Týmové práce nad dokumentem jako tvorba, připomínkování a schvalování. Odesílání. Automatické konverze do různých formátů (např. PDF). Okamžité vyhledávání. Fultextově. Řízení přístupu k dokumentům.
Metadata
Dokumenty jsou v systému uloženy s tzv. metadaty, což jsou rozšiřující údaje (vlastnosti), na základě kterých je dokážete vyhledávat, třídit. Pak vidíte všechny faktury pohromadě, nebo dokážete k poptávce zákazníka najít nabídku, kterou dostal a kdy byla odeslána. Nebo že vlastník dokumentu zodpovědný za aktualizaci je pan Novák, a aktualizováno bylo před měsícem.
Verzování
Užitečnou vlastností je verzování. Dokument se v úložišti tváří jako jeden, ale ve skutečnosti na pozadí má klidně desítky předchozích verzí.
Znáte to. V adresáři máte dokumenty s dodatkem „verze 1“ „v2“ „ver3“, „-final“, „final –v2“. A jiní uživatelé také. Toho samého dokumentu. A tohle DMS musí umět automaticky. Často doplněno s funkcí publikace dokumentu.
Odkazy na dokument
Další vychytávka. Potřebujete odkázat na dokument? Jenže nevíte, jestli je to „…ver3“ nebo „…final“ nebo „…final_final“. V DMS stačí jeden odkaz. A ten by vám měl otevřít poslední, publikovanou verzi dokumentu. Bez ohledu na pořadí. A na stáří odkazu. Současně rozpracovaná další verze zůstane běžnému uživateli skryta. Ta přeci půjde teprve ke schválení…
Řízený oběh dokumentu
A jsme u automatizace. Potřebujete dokument schválit. Vyberete schválení dokumentu a už se o víc nestaráte. Odejde podle nadefinovaného procesu – workflow. Automaticky. Nejdříve se k dokumentu vyjádří připomínkující, pak schvalovatel. Jak si nadefinujete. Nebo vám dokument vrátí s poznámkami k přepracování. Až se povede dokument dotvořit, automaticky se publikuje a odešle informaci na ty, co to potřebují.
Přístup k dokumentům
Na řízení přístupů je DMS založeno. Kdo nemá oprávnění, tak se k dokumentu nedostane. Sdílené disky řízení práv umožňují, ale složitě. Na úrovni dokumentů velice neprakticky. Vy jste vlastník, vy rozhoduje, kdo k dokumentu přistoupí. Přístup lze nastavit až na úrovně položek, nebo metadat či dokonce částí dokumentů. To už podle systému.
Webový klient
Většina dokumentačních systémů umí webový přístup. Tak se k dokumentům, ke schvalování a dalším funkcím dostanete z libovolného zařízení. Zde již podle potřeb vaší firmy – stačí-li vám jednoduché úložiště ke sdílení dokumentů, nebo požadujete pokročilejší systém s možnostmi univerzálních workflow a napojení na ostatní podnikové systémy.
