Dokumentační systémy jsou realitou již hodně dlouho. V mnoha firmách. Tak dlouho, že mnoho jejich funkcí dokonce převzaly i operační systémy. Ale i tak dlouho, že trh je značně nepřehledný. Proto na Digitální Cestě máme téměř 70 systémů, které můžeme zařadit do kategorie DMS. Ano, ne všechny si tu nálepku díky funkcím 100% zaslouží. Některé jsou zaměřené více na sdílení a spolupráci. Ale i tak se jedná o úchvatné číslo. A neustále roste.

Podíváme se, proč mají takovou popularitu – a to nejen u výrobců, ale i zákazníků. Jaké jsou hlavní přínosy pro uživatele a jak mění jejich standardní práci?

Dokumenty spojíte s úkolem

Uživatelé často pracují v režimu, kdy vytvoří dokument, ten přiloží k emailu a email s popisem úkolu nebo instrukcemi pošlou na neomezený počet příjemců. Příjemci někdy zareagují. Nebo také nikoliv. Pokud je příjemců větší počet, nebo posíláte více dokumentů k připomínkování současně, nebude trvat dlouho a ztratíte přehled, kdo který dokument má. Kdo odpověděl. Kdo nikoliv. A kde je vlastně poslední verze dokumentu?

Dostáváme se k prvnímu přínosu. Tím je kontrola nad oběhem. Dokument putuje i s úkolem (připomínkuj, doplň, přelož, …) a tento úkol je evidovaný. Dokumentační systém by měl ukázat stav, v jakém daný úkol aktuálně je. Kdo jej již splnil. A případně upomínat jak příjemce, tak i žadatele („Stále nebyl váš dokument revidován!“).

Zmatky ve verzích vyřešíte

Jak vypadá revidování dokumentu z předchozího odstavce? Někteří uživatelé si dokument vytisknou a načmárají do něj poznámky. Pak vám jej přinesou. Jiní jej upraví a pošlou zpět přímo z Wordu. Pokud mají zapnuté revize, tak super. Pokud ne … škoda slov. Stane se z vás Sherlock Holmes a budete hledat „7 rozdílů“. Pokud to udělá více uživatelů, máte na celý den o práci postaráno.

Využijete-li funkcí dokumentačního systému, odesíláte k revizi jen zadání. S odkazem na dokument. Na jednu, poslední pracovní verzi dokumentu. Uživatel jej otevře, edituje, uloží. V lepším případě ho systém vyzve přidat zpětnou vazbu odesílateli (např. připomínky nebo změny).

Příjemce dostane emailovou notifikaci. Pokud je zpracovatelů více, každý pracuje nad poslední verzí dokumentu v systému. Napadá vás, že nemohou pracovat současně?

Ano, většinou nemůže pracovat současně více uživatelů na jednom dokumentu. Ten je v danou chvíli zamčený pouze pro jednoho uživatele. Ono to ani nebývá tak často potřeba. Hlavně máte jistotu, kde je poslední verze.

PS: např. Google Docs umožňují pracovat více uživatelům na jednom dokumentu. Pokud zapisují uživatelé současně, pak se vám dokument na obrazovce mění pod rukama. Zajímavé. Rozptylující. Ale jde to. Současnou úpravu přesto nepovažujeme za tak velký přínos.

Metadata vás nezdrží

Dokumenty v systému jsou uloženy s takzvanými metadaty. Představte si je jako „košilku“, štítek popisující o čem dokument je, do kterých kategorií spadá, daty platnosti a s číslem verze, jménem zpracovatele, schvalovatele nebo názvem oddělení, ke kterému se vztahuje. K tomu můžete mít další přehledy o historii a čtení dokumentů.

Opět z běžné praxe uživatelů. Potřebujete dokument ve více složkách. Dáte jej do jedné. Do druhé vytvoříte jeho kopii. Jak prosté. Bohužel ty problémy teprve přijdou.

Chcete změnit jeden dokument. A aby se to nepletlo, nazvete jej s přívlastkem „-final“. Ta další verze bude „-final-2“. Odeslaná varianta zas „-odesláno_24022018“. A tak dále...

Co vás limituje v klasických složkách, tady řeší přirozená vlastnost systému. DMS systémy mívají složky jen pro uživatele. Přirozeně dokumenty jsou v databázi „na jedné hromadě“. A roztřiďují se do složek virtuálně – podle metadat, případně do virtuálních složek, kategorií, apod.

Tak můžete mít Fakturu jak ve složce „Faktury - odeslané“, tak třeba „Odběratel – faktury“, tak i ve složce „Faktury po splatnosti“. Přitom se může jednat o jednu neproplacenou fakturu konkrétního dodavatele.

Metadata mohou být vyplňována automaticky

Můžete namítnout, že zadávání metadat je zdlouhavé. Pokud byste vše vyplňovali, pak ano. Ale systémy umí položky před-vyplňovat (např. děděním ze složky), nebo automaticky naplňovat (při poběhu workflow), případně převzít z dokumentu.

Co je na tom celém pracné, je promyšlení si cílové struktury. Jak budete s dokumenty pracovat a co potřebujete k dokumentům vyplňovat.

Benefitem pro vás bude, že pak dokumenty je v systému najdete. I po letech. A pokud uživatelé pracují dle dohody, tak i když je tvořil někdo jiný. Takže třeba 3 roky starou poptávku vašeho zákazníka najdete stejně rychle, jako tu ze včerejšího dne.

Ztráta dokumentů nehrozí

Velice častým případe je existence dokumentů v emailu. Přestože emailoví klienti jsou stále více schopní, moc dobře to nefunguje. Fulltextové vyhledávání nebo sdružování emailů podle předmětu, příjemce a jiných oceníte, když něco hledáte u sebe. Do složek jiného uživatele se nedostanete. Vlastně podle zákona nesmíte. Ani administrátor. A i kdyby, těžko budete kvůli každému dokumentu volat IŤáka, aby zkusil najít dokument XYZ v archivované schránce bývalého zaměstnance. Není nic trapnějšího, než kontaktovat zákazníka, aby znovu poslal již jednou zaslané dokumenty.

Dokumentační systém dokumenty i po odchodu zaměstnanců uchová. Nedovolí je smazat. Spíše je odstraní z virtuální složky, případně přehodí do jiné virtuální – Koš. Nově nastoupivší zaměstnanec má kompletní zákaznickou dokumentaci, poslední verze a může navázat na práci svého předchůdce. A když odjede na dovolenou a zákazník něco potřebuje, oprávněný zaměstnanec se opět dostane k posledním dokumentům.

Precizní řízení oprávnění

Častý je využívání sítových sdílených složek. A tam řídit oprávnění je nelidská záležitost. Využití skupin v doméně je výborné. Pokud ale dochází k častým změnám v organizační struktuře, jedná se o práci pro dalšího člověka, aby administroval skupiny v doméně. A toho nemáte.

Každý uživatel může oprávnění změnit. K těm, co vlastní (tj. vytvořil nebo je jako vlastník). K dokumentu se pak třeba dostane jen on sám. Nebo naopak nemůže a pak si svoje dokumenty ukládá raději jinam (k sobě na disk).

Obecně, řízení oprávnění bývá silnou stránkou DMS systémů.

Přínosů je mnohem více

Toto nebyl zdaleka poslední přínos dokumentačních systémů. Mohu jmenovat centrální zálohování, přístup odkudkoliv, Snadné odkazování na poslední verze dokumentů, práce s firemními šablonami, přehled o přístupech k dokumentům, publikace a archivace, správa řídicí dokumentace a dokumentace pro normy ISO, atd.

Pokud bychom využili cloudové aplikace, další výhodou bude 100% mobilita – jak o výhodách cloudu píše článek 10 důvodů proč zvolit cloudové řešení.

Na digitální cestě můžete vyhledat nástroje v oblasti Dokumentační systémy a jednotlivé funkce filtrovat.  Případně podobné funkce s dalšími specifiky najdete i v nástrojích pro Spolupráci, Digitalizaci procesů nebo Organizaci úkolů.