Pipefy je jednoduchý nástroj na procesy. Ideální k vyzkoušení automatizace činností. Přitom se dá v malém týmu používat zdarma.

Funguje na principu oběhu karet

Jak Pipefy funguje a co lze od tohoto software očekávat jsme popsali v článku „Pipefy - řízení procesů pro malé firmy a menší týmy“. 

Krátce vysvětlím - průběh procesu je charakterizován kartou. V kartě najdete různá pole k vyplnění, nápovědu, co udělat, úkoly apod. A definovaný další krok. Elektronická karta putuje od jednoho zaměstnance k druhému. Průběžně jsou do ní zaznamenávány další údaje.

Jakmile pochopíte princip, nic vám nezabrání v tvorbě dalších agend, protože si usnadníte pár rutinních úkolů.

Budu se držet základních pozitiv Pipefy:

  • Na nic složitého si nehraje – i náš proces bude jednoduchý
  • Jak intuitivně to uděláte, tak snadno to budou ostatní používat
  • Vše si nastavíte (jen ovládání je dané a v angličtině)
  • Můžete začít TEĎ! Netřeba čekat na alokaci budgetu.

Celou tu vědu zde ukážeme na nastavení jednoho z klíčových marketingových procesů – přípravu kampaní.

Karta každé kampaně vaší firmy může za chvíli vypadat takto:

Náhled vyplněné karty pro marketingovou kampaň v PipefyNáhled vyplněné karty pro marketingovou kampaň v Pipefy

Reálný proces je základem

Nejdříve potřebujete vlastní proces. Kampaně patří marketingu. Tam jej administrují. Každá firma má svá specifika, různé kroky, dokumenty. Toto Pipefy plně respektuje. 

Já jsem ukázkový proces nadefinoval takto:

  • Žádost na novou marketingovou kampaň může dát kdokoliv. Typicky to bývá prodej nebo marketing.
  • Kampaň připravuje marketingové oddělení. Pomáhá vyjasnit cíl kampaně, na jaké zákazníky půjde, formu, zadává grafické práce a koordinuje přípravu. Typicky v této fázi je vytvořen dokument se všemi potřebnými údaji.
  • Design kampaně je následně revidován několika odděleními, asi nejčastěji prodej a ti, kdo se podílí na realizaci.
  • Jakmile je odsouhlaseno, kampaň schvaluje šéf firmy.
  • Před spuštěním ještě marketing obešle všechna důležitá oddělení ve firmě, zda jsou připravena ke spuštění kampaně (zda jsou k dispozici materiály, vyškoleni obchodníci, funkční webové stránky, apod.).
  • Po potvrzení je možné kampaň spustit (typicky k nějakému termínu).
  • Pravidelně je reportován přehled připravovaných a běžících kampaní.
Proces řízení marketingových kampaníProces řízení marketingových kampaní

Tyto kroky je možné kdykoliv modifikovat podle zkušeností z reálného nasazení. Věřte, bude to potřeba!

Vytvoření nové agendy je intuitivní

Proces založíte z úvodní strany aplikace příkazem „Add new pipe“. Můžete využít existující šablonu. Podle mě se to tím zbytečně komplikuje (musíte mazat položky, které nechcete, přenastavovat). Raději bych začal volbou „New from scratch“. Do jednořádkového dialogu vložíte unikátní název a je zatím prázdný proces (Pipe) založen.

Nově vytvořený proces makretingové kampaně v Pipefy pro automatizaci činnostíNově vytvořený proces makretingové kampaně v Pipefy pro automatizaci činností

První sloupec – Inbox - je vstupní krok. Sem napadají všechny návrhy nových kampaní. Bez ohledu na to, jak je vložíte. Zda z aplikace, webového formuláře nebo emailem. 

Každý sloupec (fáze) má svoje menu (3 tečky). K nastavení celého procesu přistoupíte kliknutím na ozubené kolečko (vpravo nahoře). Zobrazí se volby - nastavení vlastností celého procesů, definování vstupního formuláře, rozvržení fází po správu uživatelů.

Začneme druhou položkou - nastavením vstupního formuláře.

Zadavatelé kampaně vyplní startovní formulář

K vytvoření nové kampaně je nutné zadat nějaká data (Start Form). Jaká to budou, je na vás. Čím více jich vymyslíte, tím více vás žadatelé budou považovat za byrokraty. Bránit se jejich vyplňování. A tím horší vstupy vám mohou dát.

Jelikož toto lze jednoduše měnit, zadejte zpočátku jen ty nejdůležitější (třeba kdo žádá, název a cíl kampaně).

Návrh úvodního formuláře pro proces v PipefyNávrh úvodního formuláře pro proces v Pipefy

Dále ve spodní části dialogu upravte text tlačítka pro novou kampaň ('Create card' button text) – já zadal „Nová kampaň“. 

Jestli je daný formulář veřejný, vidíte jaký má webový odkaz (ten můj https://app.pipefy.com/public_form/321605 – možno vyzkoušet).

Chcete-li zadavatelům umožnit poslat požadavkem emailem, najdete zde také adresu (v mém případě pipe321605@mail.pipefy.com). V tom případě nakonfigurujte, jak Pipefy bude naimportovat emaily (nastavil jsem, že předmět emailu půjde do Název kampaně, tělo emailu je Cíl, příloha Formulář kampaně). Pokud odesílatel dodrží tuto konvenci, funguje mailování parádně.

Výsledný formulář, který bude vyplňovat zadavatel, může vypadat takto:

Výsledný formulář pro zadavatele kampaněVýsledný formulář pro zadavatele kampaně

Osobně nechávám vyplnit detaily zadání kampaně do formuláře ve Wordu, protože mohou vkládat různé typy informací, obrázky, tabulky. A navíc - tento dokument se bude v další fázi rozpracovávat.

Jakmile máme vstupní formulář, můžeme řešit jednotlivé kroky

Vrátíme se na hlavní obrazovku procesu.

Pokud znáte všechny účastníky vašeho procesu, můžete je vložit hned a již na ně odkázat. V této fázi bude nejlepší nechat ve všech krocích sebe a přizvat ostatní až otestujete, jak to celé funguje.

Proto se teď budu věnovat fázím procesu podle známého diagramu:

 

Proces řízení marketingových kampaníProces řízení marketingových kampaní

Postupně založíme všechny kroky (fáze) procesu

Nejprve upravíme Inbox. Ještě jednou připomínám - vše lze libovolně dodatečně měnit, tj. není potřeba vyrobit hned na poprvé stoprocentní verzi.

Inbox změníme na Požadavky na kampaň

Důvod je jednoduchý. Sem budou padat všechny návrhy. Tady chcete dát prioritu a nastavit termíny podle dostupnosti týmu. Současně někoho přiřadit. Ten bude kampaň v další fázi připravovat a bude zodpovědný za postup.

Inbox přejmenujeme na požadavky a vložíme další poleInbox přejmenujeme na požadavky a vložíme další pole

V dalším kroku předěláme „Doing“ na Návrh kampaně

V této fázi přidělený člen týmu marketingu připraví z dostupných informací plán celé kampaně. Případně na základě osobních, telefonických jednání. Dle interních zvyklostí.

 

Protože nám aplikace vytvořila krok „Doing“, musíme jej upravit. Udělal jsem to takto:

Návrh kampaně a pole v této fáziNávrh kampaně a pole v této fázi

Zodpovědný zaměstnanec v tomto kroku bude průběžně vyplňovat procento splnění. Jako dobrou pomůcku má „Seznam úkolů“ (checklist), což jsou běžné aktivity, které v této fázi musí zajistit. Jako příklad jsem  „Seznam úkolů“ nastavil takto:

Seznam úkolů v rámci přípravy marketingové kampaněSeznam úkolů v rámci přípravy marketingové kampaně

Po ukončení úkolů zpracovatel odešle kartu do další fáze.

Revize kampaně je na zadavateli, případně dalších zaměstnancích

Zde pošleme informaci na spolupracující oddělení. Všichni dostanou zprávu o nové kampani, získají všechny potřebné náležitosti (návrh kampaně) a mohou ji připomínkovat. Buď do dokumentu formou revizí, nebo osobně, telefonicky apod.

Sofistikované řešení zde nečekejte, k tomu byste museli vybrat lepší workflow nástroje. S dokumentačním systémem. 

Protože to nechceme mít moc složité, správce kampaní po vypořádání připomínek posune kartu dále – k formálnímu schválení. 

Schválení kampaně je jednoduchým krokem

V dalším kroku schválení, nejspíše rozpočtu. Opět může to být kdokoliv – šéf marketingu, obchodu nebo generální ředitel.

Při schválení kampaně je možné zadat důvodPři schválení kampaně je možné zadat důvod

V tomto kroku je karta buď vrácena k dopracování, nebo postupuje dále.

Potvrzení připravenosti je důležitý krok

Jakmile má dojít ke spuštění kampaně, je často potřeba ověřit, že jsou všechna nějak zúčastněná oddělení připravena. Například, že zboží na skladě je dostupné, prodejci vyškoleni nebo hotový grafický design a stránka, na kterou zákazníka odkazujeme je funkční a bez chyb.

Potvrzení připravenosti jednotlivých oddělení - kolik jich máte, tolik polí vložítePotvrzení připravenosti jednotlivých oddělení - kolik jich máte, tolik polí vložíte

Informaci o této fázi dostanou zodpovědní za tyto tři oblasti. Jejich úkolem je potvrdit připravenost. Tady se dostáváme k omezení jak zadarmo verze tak i Pipefy. Aplikace neumožňuje nechat jednu kartu ve stejné fázi zpracovávat paralelně více lidmi. Respektive můžete, ale jakmile jeden označí kartu za hotovou, posune se do další fáze. 

Jedním řešením je pro každého schvalovatele udělat fázi. To znamená, že budou schvalovat po sobě a vy budete mít zbytečně fáze navíc.

Můžete také udělat zde další 3 procesy, pro každé oddělení jeden a s pomocí automatizace je spustit současně. Není to složité, ale opět se dostanete na limit zadarmo verze.

Nebo jako zde – nechal jsem přistoupit všechny k jedné kartě a interně je instruoval, co mají (a nemají) dělat. Aplikace pěkně loguje všechny změny a tak to není takový problém.

Posledním krokem je spuštění kampaně

Zde je již vše hotovo, tak už není co řešit J. Mohli bychom přidat Sledování průběhu a nezbytné Vyhodnocení kampaně. Vzhledem k tomu, že se neustále kroky opakují, tak to již nechám na vás.

Celý proces včetně jednotlivých instancí pak může vypadat takto:

Přehled všech kampaní v procesuPřehled všech kampaní v procesu

A report na závěr 

Vyrobit report z údajů, které se tvoří v kartě je triviální. Zvolíte filtr, jaké kampaně chcete v seznamu mít a sloupce, což jsou libovolná pole z karet, které jsme se doposud snažili nastavit.

Report si můžete nadefinovat libovolně z polí, která byla v průběhu procesu vyplněnaReport si můžete nadefinovat libovolně z polí, která byla v průběhu procesu vyplněna

Závěr

Pipefy je zajímavá možnost, jak rozchodit vaše firemní procesy. Nebo jen vyzkoušet převést pár procesů a agend do digitálního světa. Vyplatí se to. Získáte zkušenost a budete více vědět, co hledat.

Pár rad na závěr

  • Snažte se nejdříve udělat co nejjednodušší proces – jinak hrozí, že se v tom zamotáte.
  • Uživatelé doposud zvyklí, že na vás práci jen hodili bez formalit, budou nejspíše odpůrci této metody – bohužel, je to změna a jak se říká „zvyk je železná košile“. Za lepší kontrolu nad úkoly vám to ale stojí. Jim nakonec taky v podobě jistoty, že se na jejich záležitost nezapomene.
  • Současně maximálně zredukujte množství informací, které mají uživatelé vyplňovat – musí vidět, že to je jednoduché – časem sami přijdou s tím, že tam máte doplnit další políčka.
  • Ideální je v každém kroku Seznam úkolů (Checklist), který vám nedovolí na nic zapomenout.

Doufám, že se vám návod alespoň trochu pomohl a odstartoval vlnu digitalizace procesů ve vaší firmě :-).

Dotazy nebo připomínky můžete psát do komentářů.